P-Direkt verwerkt mutatieopdrachten en collectieve mutaties via het P-Direktportaal.

Mutaties via P-Direktportaal

Een mutatie is een opdracht tot een toevoeging of wijziging in het P-Direktportaal. Denk aan het aanvragen van IKAP, verlof registreren, aanpassing arbeidstijden of belonen van medewerkers. Als gevolg van Mijn P-Direkt is het voor een aantal processen ook mogelijk dat managers een telefonische opdracht geven aan het Contactcenter van P-Direkt.

De aanlevering en verwerking van mutatieopdrachten is onderverdeeld in een aantal categorieën. De manier van invoeren en verwerken leggen we per proces uit op Rijksportaal Personeel. Iedere categorie kent een uiterste datum van aanlevering, zodat wij de opdracht op tijd kunnen verwerken voor de eerstkomende salarisbetaling. We onderscheiden de volgende categorieën:

Automatische mutaties
De gebruiker (medewerker of manager) registreert mutaties in het portaal. Deze worden zonder verdere nabewerking naar het salarissysteem doorgezonden.

Mutaties met nabewerking
De gebruiker (medewerker of manager) registreert de mutaties via het portaal. Deze worden door onze HR-servicemedewerker nabewerkt. Daarna stuurt hij of zij de mutaties door naar het salarissysteem.

Niet-automatische mutaties
Bij de processen waar geen specifieke formulieren voor bestaan, levert de gebruiker (medewerker of manager) de gevraagde mutaties aan via een standaard formulier of e-mail. Onze HR-servicemedewerker verwerkt de mutaties. Daarna stuurt hij of zij deze door naar het salarissysteem.

Bijzondere medewerkers
Een aantal medewerkers kan het P-Direktportaal niet gebruiken. Zoals medewerkers in het buitenland. Via 3W (Wereld Wijd Werken) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken worden de mutaties voor deze groep medewerkers via bulkmutaties ter verwerking bij P-Direkt aangeleverd. Individuele mutaties worden via e-mail of via het formulier ‘overige’ in het P-Direktportaal aangeboden bij het Contactcenter.

Collectieve mutaties

Wat zijn collectieve mutaties?
Collectieve mutaties zijn bulkmutaties die wij op een andere manier uitvoeren.

De volgende collectieve mutaties vallen onder onze standaard dienstverlening:

  • bedragen die periodiek worden aangepast door wet- en regelgeving, zoals indexering van bedragen, andere vergoedingen en dergelijke;
  • incidentele collectieve mutaties, waarbij aantoonbaar individuele invoer belemmerd wordt door de inrichting van het systeem of het portaal.

Soms zijn collectieve mutaties niet mogelijk
Zijn mutaties mogelijk via het portaalproces? Dan staan we collectieve mutaties niet toe. De reden hiervoor is dat we in het geval van collectief muteren 2 uitgangspunten missen, namelijk:

  • het zelfbedieningsprincipe is leidend. Via collectieve mutaties wordt dit niet gevolgd.
  • rechtmatigheid moet geborgd zijn. Via collectieve mutaties volgen we het proces van verantwoordingsinformatie voor dossiervorming niet.

Op tijd aanleveren is belangrijk
Het is belangrijk dat wij (collectieve) mutaties op tijd kunnen verwerken. Dat betekent vóór de eerstkomende salarisbetaling. In het hoofdstuk ‘Planning van mutaties en salarissen’ is alle informatie over de uiterste aanleverdata te vinden.

Mutaties met terugwerkende kracht
Het kan voorkomen dat er een opdracht met terugwerkende kracht moet worden uitgevoerd, bijvoorbeeld na een uitspraak in een bezwaarschrift of CAO-onderhandeling. P-Direkt zal deze dan verwerken.

Gevolgen van mutaties met terugwerkende kracht
Het komt regelmatig voor dat reguliere mutaties na de uiterste aanleverdatum voor de salarisverwerking worden ingediend. P-Direkt moet als gevolg hiervan een correctie uitvoeren die gevolgen kan hebben op het eerstvolgende salaris van de medewerker.