Wij verzorgen de salarisverwerking van alle aangesloten ministeries

Dit betekent dat we (geautomatiseerd) aangeleverde mutaties vanuit de verschillende HR-systemen verwerken. Op basis hiervan voeren we (specifieke) salarisberekeningen uit. We bepalen welke inhoudingen nodig zijn. Ook betalen we de (netto)bedragen uit. Wij zijn gemachtigd deze salarissen te (laten) betalen. Wij verantwoorden deze betaling aan onze afnemers.

We maken de salarisstroken en jaaropgaven op. Daarna plaatsen wij deze in de cRMA en versturen we deze, als de medewerker dat heeft aangegeven, per e-mail. Voor de medewerkers die geen toegang hebben tot cRMA verzenden wij de salarisstroken en jaaropgaven per post.

We geven salarisgerelateerde informatie aan bevoegde derden. Zoals: 

  • de Belastingdienst 
  • APG (ABP) 
  • auditdiensten 
  • deurwaarders

Onze afnemers geven ons toestemming om de wettelijk verplichte informatie namens hen aan deze derden te geven.

We verstrekken op aanvraag ad-hocrapportages zoals:

  • Informatiestatuut
  • WNT (Wet Normering Topinkomens)
  • DAR-tarieven
  • Vaststelling Balkenendenorm 

Elektronische loonaangifte

Na de afrekening maken wij een elektronische aangifte loonheffingen aan. Dat doen wij iedere maand. Deze aangifte sturen we naar de Belastingdienst. Dat is een onderdeel van de post-payrollactiviteiten.

Twee delen

Het bestand bestaat uit verschillende onderdelen. Waaronder een werkgeversdeel (collectief) en een werknemersdeel (nominatief):

  • Het werkgeversdeel is bestemd voor de Belastingdienst. Zij houdt de loonheffingen in.
  • Het werknemersdeel is bestemd voor het UWV. Dit is de polisadministratie. Het UWV gebruikt de polisadministratie in ieder geval om de juiste uitkeringen te kunnen toekennen.

Het gaat om twee bestanden per ministerie:

  1. regulier personeel dat valt onder het UWV;
  2. overig personeel (niet regulier en/of uitkeringen).

Elektronische loonaangifte als een dienstverband stopt

Stopt een dienstverband (voor een deel) door een correctie datum in dienst en/of foutieve datum in dienst? Maar is het dienstverband al aangeleverd via de elektronische loonaangifte aan de Belastingdienst? Dan corrigeren we dat. Daarvoor sturen we een intrekkingsbericht.

Correctiebestand loonaangifte vorig jaar

Is er een correctiebestand voor de elektronische loonaangifte over voorgaande jaren aangemaakt? Dan voeren wij aanvullende acties uit. Dit correctiebestand ontstaat wanneer personele gegevens met terugwerkende kracht naar een vorig jaar zijn veranderd. Ook is het infotype ‘Correctieberekening creëren’ gebruikt. In deze situatie berekenen we eventuele gewijzigde financiële gegevens opnieuw. Daarvoor gebruiken we de waarden van dat jaar (percentages, franchises en maxima). 

Zo werkt het

Iedere maand gaat de salarisverwerker na of er een correctiebestand over voorgaande jaren is aangemaakt. Dat doet hij na het uitvoeren van het proces ‘Elektronische Aangifte Loonheffingen’. Daarbij volgt hij deze stappen:

  • Hij stelt vast om welke personeelsnummers het gaat.
  • Voor ieder personeelsnummer maakt hij een gecorrigeerde jaaropgave werknemer.
  • Deze legt ieder ministerie vast in een bestand.
  • Dit bestand sturen we naar de werkgever, samen met een toelichtende e-mail.

Als dat nodig is krijgt de werkgever van de Belastingdienst een gecorrigeerde aanslag.

Aanlevering gegevens

Na de afrekening maken we per ministerie bestanden aan met daarin de pensioengegevens van het personeel. Ook dit is een onderdeel van de post-payrollactiviteiten. Deze LPG-bestanden (LPG = Levering Premie en Gegevens) worden maandelijks aangemaakt en naar APG (Algemene Pensioen Groep) verzonden. ABP heeft de uitvoering van de pensioenregeling uitbesteed aan APG, die voorschrijft hoe en wanneer de gegevens moeten worden aangeboden/ontvangen zijn alsmede de manier waarop. De aanlevering van de noodzakelijke gegevens aan APG stelt het ABP in staat om voor de ABP-deelnemer een juiste pensioenopbouw te registreren. Bovendien stelt ABP de verschuldigde premies vast aan de hand van de gegevens die maandelijks aangeleverd worden en daarnaast stellen de aangeleverde gegevens ABP in staat om aan de deelnemers tijdig een Uniform Pensioenoverzicht (UPO) te kunnen toesturen.

Ten behoeve van het tijdig betalen van de verschuldigde premies stellen we maandelijks een rapportage aan de ministeries beschikbaar waarop de aan ABP te betalen premies staan vermeld.

Correcties over voor-voorgaand jaar

Als er sprake is van noodzaak tot correctie van aan APG aangeleverde gegevens over een voor-voorgaand jaar dan leveren we de gecorrigeerde gegevens aan via de SWP-applicatie (Selfservice Werkgevers Portaal) van APG.

Deurwaarders

Voor een juiste uitvoering van loonbeslagen verstrekken wij desgevraagd salarisgegevens aan daartoe bevoegde deurwaarders.

Auditdiensten

Ten behoeve van de controle op de personele uitgaven van de aangesloten ministeries verstrekken wij maandelijks een bestand met afrekengegevens aan de Auditdienst Rijk (ADR).