In deze voorlopige dienstverlening CAP wordt ingegaan op de uitgangspunten, de aanlevering van papieren en digitale documenten en op welke wijze informatie via het contactcenter of aanspreekpunt verkregen kan worden. Na een evaluatie CAP over het eerste half jaar eind juni 2015 volgt in juli 2015 de definitieve dienstverlening.

Uitgangspunten

Als basis geldt de standaard dienstverlening van P-Direkt conform Producten- en dienstengids.

Voor het aanleveren van documenten geldt als algemene stelregel dat documenten zo snel mogelijk worden aangeleverd. Redenen hiervoor zijn:

  • gestroomlijnde verwerking
  • verwerkingstermijnen waarborgen
  • actuele documenten snel beschikbaar voor het raadplegen
  • voorkomen van bulkaanleveringen

Er wordt één werkwijze gehanteerd conform KPI/BSD.

Voor het werkproces dat P-Direkt hanteert is het vierogenprincipe gegarandeerd.

Er wordt door P-Direkt vanaf het moment van ontvangst een doorlooptijd van maximaal 5 werkdagen gehanteerd, voordat het document in het digitale personeelsdossier zit.

Bij achterstand in aanlevering (2 maanden) en bulk dienen aparte afspraken gemaakt te worden voordat de documenten worden aangeboden en vallen buiten de doorlooptijd van 5 werkdagen.

Aanlevering papieren documenten 

De eerste pagina van het papieren document dient te zijn voorzien van het personeelsnummer en geboortenaam rechtsbovenin.

Het document (of afschrift) dient van goede kwaliteit te zijn. Het document wordt in dezelfde kwaliteit opgenomen in de cRMA zoals deze is aangeleverd.

Een kopie van identificatie (paspoort) dient te allen tijde in kleur te worden aangeleverd i.v.m. belasting wetgeving.

Papieren documenten moeten door ministeries, onderdelen of medewerkers verzonden worden in afgesloten enveloppen, mappen of tassen. De interdepartementale koeriersdienst IPKD is bij een verzamelde aanlevering een prima partner voor verzending van documenten.

Aanlevering papieren documenten verzenden naar locatie

In overleg met het ministerie wordt de locatie bepaald waar het werk wordt uitgevoerd.

Den Haag
P-Direkt (vertrouwelijk)
t.a.v. Centrale Archiefvoorziening Personeelsdossiers (1e etage)
Schenkkade 100
2595 AS Den Haag

Zwolle
P-Direkt (vertrouwelijk)
t.a.v. Centrale Archiefvoorziening Personeelsdossiers (4e etage)
Hanzeplein 1
8017 JC Zwolle

Aanlevering digitale documenten

Heeft het minsterie of onderdeel een substitutiebesluit, dan zijn alleen digitale documenten toegestaan als deze in de basis digitaal zijn (digital born). Digital born documenten zijn documenten met de originele extensie (bijvoorbeeld .doc, .xls). Digitale documenten die op een willekeurige locatie en scanner zijn gescand en vervolgens in een PDF of ander formaat zijn opgeslagen worden vanuit substitutiegedachte niet gezien als digitale documenten. Van deze documenten dient het origineel of een afschrift te worden aangeleverd. Een uitzondering daarop zijn identiteitsbewijzen en diploma’s. Een kopie hiervan kan wel als PDF digitaal worden aangeleverd.

Digitale documenten kunt u sturen naar:

Postbus.P-Direktpersoneelsdossier@minbzk.nl

Voor individuele aanlevering wordt geadviseerd de route via het P-Direkt portaal te kiezen. Aan het contactformulier kan een bijlage worden toegevoegd voor opname in het Personeelsdossier. De volgende regels gelden:

  • Digitale documenten moeten een gangbaar(MS-Office-)formaat hebben.
  • In het onderwerp de afkorting meegeven van welk ministerie of onderdeel de zending afkomstig is. Bijvoorbeeld: I&M of VenJ/CJIB etc.
  • De gestuurde e-mail moet voorzien zijn van een leesbevestiging.
  • De documentnaam bestaat uit het personeelsnummer + geboortenaam.
  • Diakritische tekens in de documentnaam zijn niet toegestaan.
  • Documenten kunnen als bijlage(n) aan een e-mail worden toegevoegd (max. 30 per e-mail).
  • Bij grotere hoeveelheden (>30) dienen de documenten in een ZIP-bestand verstuurd te worden.
  • Bij een aanstelling van een nieuwe medewerker wordt verzocht één e-mail per medewerker te sturen met daarin de diverse aanstellingsdocumenten.

Contactpunt P-Direkt

Het contactcenter kunt u benaderen voor:

  • Het verplaatsen van een document van een ander persoon uit het dossier
  • Het verplaatsen van een document vanwege een verkeerde categorie (KPI-code)
  • Het verwijderen van een document vanwege de bewaartermijn categorie (KPI-code)
  • Het verwijderen van een document vanwege de bewaartermijn van de inhoud van het document
  • Het samenvoegen van twee of meerdere dossiers
  • Het verplaatsen van een (I)DOP-dossier
  • Vragen P-dossiers: algemeen
  • Vragen P-dossiers: wet- en regelgeving
  • Vragen autorisatie: tweejaarlijkse autorisatiecontrole
  • Opvragen documenten in afgesloten delen cRMA (HRM)
  • Opvragen documenten na Ontslag of Interdepartementaal Overplaatsen
  • Aanvragen speciale plaatsing (buiten bereik van bepaalde autorisaties)

Reset van wachtwoorden

Om het werkproces voor de medewerker niet te stagneren heeft P-Direkt voor het resetten van wachtwoorden in de cRMA een e-mailadres beschikbaar gesteld om dit vlot te laten verlopen: Postbus.P-Direktpersoneelsdossier@minbzk.nl

Contactcenter benaderen door de Informatie O&F-specialist

Organisatiewijzigingen SAP-cRMA, minimaal 1 maand van tevoren.

Contactcenter benaderen door autorisatie bevoegde

Autorisatiebevoegde van het Ministerie

Autorisaties cRMA (aanvragen/wijzigingen account) via het beschikbaar gestelde formulier aanleveren.

Direct contact met de teamleider CAP voor:

Afspraken maken voor het aanleveren van bulk en/of achterstanden en spoedgevallen.

Voor spoedgevallen:
P-Direkt Den Haag
Email: ans.langen@p-direkt.minbzk.nl
Telefoon: 06-31622647
of
Email: els.oosterwal@p-direkt.minbzk.nl 
Tel: 06-50738108

P-Direkt Zwolle
Email: ronald.otto@p-direkt.minbzk.nl
Telefoon: 0650768160