Opleidingen verzorgd door P-Direkt

Het mobiele team ondersteunde in 2021 de gebruikers van het P-Direktportaal. De medewerkers van het team gaven meer dan 230 workshops. 
Zo verzorgden zij workshops aan nieuwe medewerkers om hen wegwijs te maken in de portaalprocessen. Ook gaven zij regelmatig workshops voor gebruikers over diverse onderwerpen.
Deze dienstverlening werd uitgebreid met een interactieve workshop, specifiek gericht op de beginnende manager. Deze helpt managers bij het uitvoeren van personele processen en uitgaven. 
 

“Binnen P-Direkt willen we dat de klant pas wordt losgelaten als we zeker weten dat deze verder wordt geholpen.” Marije Westra, hoofd Contactcenter

Informatievoorziening

Er is in 2021 gewerkt aan de implementatie van nieuwe technologie, diverse nieuwe rapporten en de voorbereiding van het nieuwe hr-dashboard.

Nieuwe rapporten

P-Direkt stelde twee nieuwe rapporten beschikbaar: 

  • Rapport ‘Signaleringslijst’
    Hiermee kunnen organisaties controleren of de vijf verplichte documenten bij een aanstelling aanwezig zijn in het personeelsdossier. 
  • Rapport ‘Mutaties met Terugwerkende Kracht’ (TWK)
    Dit geeft organisaties inzicht in de doorlooptijd van verschillende processen, zoals een aanstelling of ontslag. 

Stakeholder Top 5 

In 2021 introduceerde P-Direkt de Stakeholder Top 5. Elk kwartaal kwam de Expertgroep Informatiespecialisten bij elkaar. Tijdens deze bijeenkomsten werd teruggekoppeld over de resultaten van het vorige kwartaal, en werden de prioriteiten voor het volgende kwartaal besproken. We inventariseerden de user stories van de deelnemers en stelden de Top 5 samen. 
Indien mogelijk werden de Top 5 user stories als eerste gerealiseerd. 

De thema’s van de Top 5 user stories waren:

  1. verlof: informatie over het IKB-spaarverlofsaldo per jaar, inzicht in verkoop van IKB-gekregen uren en een nieuw verlofcontingent ‘Geleende uren’
  2. Poortwachter: informatie over de casemanager en de ingangsdatum van een Poortwachter-traject
  3. werkkostenregeling: toevoegen van een nieuwe berekening werkkostenregeling
  4. gesprekscyclus Rijk: toevoegen aantal medewerkers met minimaal één gesprek
  5. formatie en bezetting: aanpassing gemiddelde bezetting bij medewerkers met een overplaatsing

Nieuw hr-dashboard

De nieuwe technologie voor het hr-dashboard is succesvol geïmplementeerd. Hiermee wordt zowel strategisch als operationeel management op een eenvoudige en toegankelijke manier bediend. Er zijn diverse gebruikerstesten georganiseerd met managers, hr-adviseurs en informatiespecialisten. Tijdens deze sessies ontvingen we veel feedback, die we meenemen in het ontwerp. 
 

Implementatie Rijksbrede Roosterapplicatie (RRA)

Binnen het Rijk werken zo’n 20.000 medewerkers in roosterdienst. Het rijksbrede programma ‘Dienstverlening op Ondersteuning Roosterprocessen’ (DOOR) zette de roosterdienstverlening Rijksroosteren op. Een onderdeel hiervan was de RRA. 
In augustus ontvingen medewerkers van FM Haaglanden en een deel van de medewerkers van de Interdepartementale Post- en Koeriersdienst (IPKD) als eerste groep hun salarisbetaling via het rooster in de RRA. Door de gezamenlijke inzet van medewerkers van de aansluitende organisaties, het programma DOOR en P-Direkt is deze mijlpaal met succes bereikt.
 

Interdepartementaal detacheren

In opdracht van de ICOP ging P-Direkt verder met de voorbereidingen om het project ‘Detacheren in 2022’ te realiseren. 
Helaas constateerden we eind 2021 dat het project niet conform de oorspronkelijke opdracht gerealiseerd kan worden. Eén oplossing bouwen in het huidige systeem die recht doet aan alle wensen bleek te complex. Daarom gaan we ons samen met de klant herbezinnen op de opdracht. Hierbij kijken we wat wél en minimaal mogelijk is van de oorspronkelijke wensen binnen zowel het huidige systeemlandschap als er buiten.

Dataset diversiteitsstatements in vacatureteksten

P-Direkt publiceerde in oktober 2021 een dataset met diversiteitsstatements in vacatureteksten op de overheidswebsite werkenvoornederland.nl. Wij legden de dataset aan om te onderzoeken in hoeveel van de gepubliceerde vacatureteksten een diversiteitsstatement voorkomt. 
Met de gepubliceerde dataset kunnen andere onderzoekers hun voordeel doen. 
 

P-Direkt Gebruikerscommunity 

Op initiatief van het team UserExperience (UX) is de P-Direkt Gebruikerscommunity opgezet. Deze community bestaat uit een groep van honderd rijksambtenaren uit alle lagen van de verschillende organisaties. Binnen de community haalt een communitymanager reacties op over diverse vragen die P-Direkt wil testen. 
 

P-Direkt-app

Op onze app-productlijn is in 2021 gewerkt aan de ontwikkeling van een nieuwe app waarmee we een deel van onze hr-dienstverlening gaan aanbieden. Voor de (door)ontwikkeling van de app is een productvisie opgesteld die met stakeholders is besproken. In de eerste versie van de app wordt een basisset aan functionaliteiten aangeboden. Vanuit deze basis worden andere functies toegevoegd. 
 

Verbeter-Direkt

In januari 2021 is Verbeter-Direkt live gegaan. Hiermee kunnen gebruikers verbeterwensen indienen en volgen. Gebruikers werden gefaseerd uitgenodigd van Verbeter-Direkt gebruik te maken. Eind april waren er 55 wensen ingediend, waarvan de eerste pas in september werd gerealiseerd. 
Er bleek onvoldoende capaciteit om met alle verbeterwensen aan de slag te gaan. Daarom is besloten geen nieuwe groep gebruikers uit te nodigen. Er is een andere inrichting van het platform voorgesteld. Dit idee wordt voorgelegd aan de P-Direkt Gebruikerscommunity en andere stakeholders.
 

Betrekken klanten bij ontwikkeling dienstverlening

In 2021 heeft P-Direkt flinke stappen gezet in het betrekken van haar klanten bij de ontwikkeling van de dienstverlening. We noemen er een paar.

Stakeholdersessies

Ieder kwartaal vertellen onze projectleiders en/of productowners over de belangrijkste ontwikkelingen. Zo bespraken we in 2021 de stand van zaken van onze productlijnen, de app-visie en -doorontwikkeling, en de belangrijkste projecten in breakouts. Iedere stakeholdersessie werd online geëvalueerd. We kregen goede rapportcijfers en nuttige feedback. 

Klankbordgroepen en demo’s

In een klankbordgroep organiseren we inspraak van klanten bij onze grote projecten. In 2021 hebben we klankbordgroepen ingezet voor diverse ontwikkelingen. Zo besloten we na een demo over het project ‘Verbeteren Poortwachter’ de go live uit te stellen om onze afnemers meer tijd te geven voor de implementatie.

Releasenotes

In maart 2021 startten we met het versturen van releasenotes, waarin we een sprint (3 weken) terugkijken en vooruitkijken. Dit is goed ontvangen. Ruim achthonderd geïnteresseerden schreven zich hiervoor in. 

Online usability forum 

Ook startten we een online forum gericht op usability vraagstukken, waarbij de gebruikers centraal staan. Circa honderd gebruikers namen hieraan deel. 
Een van de vraagstukken betrof bijvoorbeeld de gebruikersvriendelijkheid van de IKB-tool. De forumleden konden aangeven wat ze goed en minder goed vonden. Hun input is de basis voor een verbetertraject.