Klantgericht wordt als derde kernwaarde genoemd, maar dat betekent allerminst dat wij deze waarde niet hoog in het vaandel hebben. Want als we onze eerste twee kernwaarden goed invullen – betrouwbaarheid bieden en ons werk efficiënt doen – voldoen we eigenlijk al aan de grootste voorwaarden van klantgerichtheid. Het is in feite vooral een volgend toetsmoment.

Betrekken van gebruikers-opdrachtgevers

In 2020 zijn we gestart met het betrekken van onze stakeholders op nieuwe ontwikkelingen in prioriteringssessies. In diverse overleggen zijn samen met de stakeholders en afrondend ook het ICOP, nieuwe ontwikkelingen geprioriteerd. Dit heeft geresulteerd in de basisopzet voor de wensenbrief van de opdrachtgever. Op deze manier hebben we gewerkt aan transparantie op nieuwe ontwikkelingen. Dit is iedereen goed bevallen en gaan we verder uitbouwen in 2021.

Een veelgehoorde wens was inzicht te geven in lopende verbeteringen. En daarnaast wilden we ook gebruikers de mogelijkheid bieden, verbeteringen aan te dragen. In 2020 hebben we de voorbereidingen getroffen voor Vebeter Direkt. Dat is een platform waarop gebruikers verbeterwensen kunnen doorgeven en zij de voortgang op hun verbeteridee kunnen monitoren. We starten in januari 2021 met de uitrol naar de eerste groep gebruikers.

Daarnaast hebben we op een aantal grote projecten klankbordgroepen van en voor gebruikers georganiseerd. Om ze hier mee te nemen in onze ontwikkelingen op grote projecten. Ook dit is goed ontvangen. En hebben we stappen gezet om onze stakeholders mee te nemen in onze ontwikkelingen. We gaan door met deze klankbordgroepen in 2021.

Rijksbrede roosterapplicatie

Sinds enige jaren wordt gewerkt aan het introduceren van een rijksbreed roosterstatuut. De ambitie is om een uniforme manier van roosteren rijksbreed toe te passen. Dit gebeurt op basis van een cao-afspraak met de vakbonden In 2019 konden hierover nog geen rechtspositionele afspraken gemaakt worden met de bonden. Een onderhandelaarsresultaat kon niet op draagvlak bij de achterbannen van de vakbonden rekenen. De betrokken departementen hebben op dat moment in de ICBR afgesproken desondanks op de ingeslagen weg te blijven voortgaan om toe te werken naar een gezamenlijke rijksroosterdienstverlening.

Ook zonder geaccordeerd roosterstatuut konden we de verkenning beginnen. P-Direkt is voor het formuleren van een ‘basis-ruleset’ uitgegaan van geldende cao- afspraken als uitgangspunt. Deze ‘basis-ruleset’ regelt de technische vertaling van de ingevoerde roosterinformatie naar uit te keren inconvenienten en is gebaseerd op de grote gemene deler van de huidige uitvoeringspraktijk, conform geldende bepalingen. Dit is geaccordeerd in de stuurgroep. Sommige organisaties geven aan hiermee goed uit de voeten te kunnen. Toch blijkt met voortschrijdend inzicht dit niet voor alle organisaties te passen. De moeilijkheid zit met name op het overbruggen van de geconstateerde afwijkingen tussen de huidige praktijk en de ruimte die er, gegeven de geldende cao is, om daar in nieuwe roosterapplicatie vorm aan te geven. Doorgaan met verplichte aansluiting voor alle roosterende organisaties conform geldende cao conform het eerder genoemde scenario lijkt gezien het voorgaande daarom als optie niet meer wenselijk.

Daarmee resteren nog een aantal opties die voorgelegd worden aan het ICBR waarvan er een is nu eerst doorgaan met een ‘coalition of the willing’ (partijen die wel kunnen en willen).

Onboarding

Het Rijk wil zich als een moderne en aantrekkelijke werkgever profileren. Dat houdt ook in dat iedere nieuwe medewerker bij binnenkomst professioneel en collegiaal onthaald wordt als medewerker van het Rijk en als medewerker van een van de organisaties bij het Rijk (SPB2025). Het is belangrijk dat de medewerker vanaf de eerste werkdag toegevoegde waarde kan brengen aan de organisatie. Belangrijk aspect hierin is dat alle processen voor het aanvragen van voorzieningen en faciliteiten op tijd gestart worden.

In 2020 is gestart met het uitwerken van de scope. De scope betreft het faciliteren van een onboarding oplossing of module voor nieuwe medewerkers binnen Rijksoverheidsorganisaties. Het doel is om gegevens centraal éénmalig te registreren om het proces voor de aanvraag voor (harde) onboardingproducten op te kunnen starten. In aanvang ligt de focus op de volgende producten:

  • Rijkspas en toegang tot Rijksgebouwen,
  • Indiensttreding P-Direkt,
  • laptop en eventueel ook een mobiele telefoon,
  • e-mailaccount,
  • Shuttle ov-kaart.

Er zijn vier varianten voor medewerkers nieuw in functie bij de Rijksoverheid:

  • geheel nieuwe medewerker,
  • gedetacheerde medewerker,
  • externe medewerker en
  • een overgeplaatste medewerker.

Het gaat om medewerkers die in dienst komen bij organisaties die diensten afnemen van SSC ICT, gebruik maken van de Rijkspas en bij voorkeur WID-scangegevens leveren aan P-Direkt.

In 2021 volgt de uitwerking hiervan in het bouwen van de oplossing.

Bezoekersmanagement

Deze nieuwe vorm van toegang met selfservice is bedoeld voor externe bezoekers zonder een Rijkspas. Op de dag van de afspraak ontvangt de bezoeker een bezoekerspas na het aanmelden via één van de zuilen in de ontvangsthal. Wegens de coronamaatregelen zijn er in 2020 weinig externe bezoekers geweest en heeft verdere exploitatie niet plaatsgevonden.

In 2020 is de start gemaakt om bezoekersmanagement onder te brengen bij FMH voor verdere exploitatie. Tevens zijn de eerder gemaakte bevindingen van gebruikers verwerkt. Zodra de coronamaatregelen versoepeld worden en medewerkers weer naar kantoor mogen gaan staat P-Direkt klaar om hiermee verder te gaan.

Informatievoorziening en HR-analytics

Informatievoorziening

Op het gebied van informatievoorziening is 2020 hard gewerkt aan diverse nieuwe rapporten, waarvan een aantal gerelateerd aan inzicht op Corona maatregelen. Daarnaast hebben we in 2020 moderne technologie neergezet waarmee we in 2021 mooie dashboards kunnen opleveren.

Hieronder enkele voorbeelden van nieuwe rapporten:

  • Informatiespecialisten krijgen met het nieuwe rapport ‘IKB aanvragen per medewerker per jaar’ inzicht in de gekozen producten.
  • In samenwerking met de ADR en de P-controllers is een nieuw rapport ‘Aanwezigheidscontrole’ beschikbaar gesteld. Met dit rapport is het voor organisaties mogelijk om een controle te doen op de aanwezigheid van medewerkers. Dit werd voorheen gefaciliteerd door de ADR.
  • Om het effect van afwezigheid als gevolg van COVID-19 te kunnen monitoren zijn er twee nieuwe rapporten beschikbaar gesteld voor informatiespecialisten.
  • Sinds 1 oktober 2020 moeten medewerkers, die geheel of gedeeltelijk door COVID-19 thuiswerken, de vaste woon- werkvergoeding zelf beëindigen of aanpassen. Het rapport ‘Openbaar vervoer woon- werkverkeer’ is beschikbaar gesteld aan managers. Met dit rapport kunnen zij controleren of de gegevens over de vergoedingen voor woon- werkverkeer voor de medewerkers juist zijn.

Ook hebben we meerdere onderzoeken en rapportages opgeleverd over de impact van COVID-19 op Rijksorganisaties. Zo hebben we wekelijks een verzuim- en verlofrapportage opgesteld waarin cijfers, zoals ziektemeldingen, verzuim en zorgverlof zijn gemonitord en voorzien van duiding. Ook hebben we de besluitvorming ondersteunt door het samenstellen van verdiepende ad-hoc rapportages over onder andere kort-, middel- en langdurig verzuim, verlofstuwmeren, pandbezetting en aantal tijdelijke contracten.

Verbeteringen in de techniek

In 2020 is gewerkt aan performance verbetering van het opvragen van rapporten en de verwerking van de onderliggende gegevens. Dit is gedaan middels de migratie naar een nieuwe technologie en het afstemmen van deze technologie op ons gegevensmodel. Het opvragen van informatie via de rapportages heeft in veel gevallen geresulteerd in een performance verbetering van 80 – 90%. Ook de gegevensverwerking is sneller met een gemiddelde verbetering van 50%-60%. Het tijdig leveren van gegevens aan onze klanten middels rapporten en dataleveringen wordt hiermee betrouwbaarder gemaakt.

Daarnaast zijn we gestart met het inrichten van nieuwe technologie om nieuwe dashboards te kunnen bieden aan manager. In de ontwerpen proberen we zoveel mogelijk aan te sluiten op de focuspunten uit het Strategisch personeelsbeleid Rijk 2025. Ons doel is om zowel strategisch als operationeel management op een eenvoudige en toegankelijke manier te bedienen. Dit zal leiden tot nieuwe dashboards die we in 2021 beschikbaar zullen stellen via het P-Direkt Portaal.

HR Analytics

In 2020 organiseerde we meerdere workshops om hr-adviseurs, hr-beleidsadviseur en informatiespecialisten een introductie te geven van HR Analytics. Daarnaast heeft aLab zes HR Analytics communities georganiseerd waar geïnteresseerden in HR analytics samenkomen. Hierin zijn projecten over HR Analytics gepresenteerd door deelnemers van verschillende rijksorganisaties en aLab zelf.

Daarnaast hebben we een aantal HR analytics projecten afgerond. Zo is er bijvoorbeeld onderzocht hoe mobiel leidinggevenden zijn (welke werknemer weet de stap te maken naar een leidinggevende positie en welke leidinggevenden stromen er uit?). In een ander onderzoek hebben we de vacatureteksten in de loop van enkele jaren nader bekeken. We zagen dat veel delen van teksten gekopieerd worden van eerder gepubliceerde vacatures.

BvRIN

Op verzoek van CIO Rijk hebben we BvRIN in beheer genomen. Als een medewerker in dienst komt bij de Rijksoverheid, wordt hij of zij geïdentificeerd aan de hand van een wettelijk identificatiedocument (WID). Op basis van een vastgestelde set van identificerende persoonsgegevens van dit WID wordt een Rijks Identificerend Nummer (RIN) toegekend. Op basis van dit RIN worden voorzieningen, zoals een Rijkpas en account, toegekend. In 2020 is de transitie van de BvRIN naar P-Direkt succesvol uitgevoerd. Er zijn contracten aangegaan met leveranciers voor de housing en hosting van de ontwikkel en testomgeving en voor het leveren van applicatiebeheer en doorontwikkeling. De acceptatie –en productieomgeving blijft bij de huidige dienstverlener, DICTU. Bestaande contracten zijn geactualiseerd en een DAP met DICTU is opgesteld. Tot slot is binnen Reno (team TBRV) een nieuwe BvRIN functioneel beheerder aangetrokken om de continuïteit van de BvRIN dienstverlening te kunnen borgen.

App ontwikkeling

Op onze app-productlijn is in 2020 hard gewerkt om een aantal nieuwe producten samen met onze stakeholders live te brengen. Samen met UBR en gebruikers hebben we de Agressie Registratie Ondersteunings app (ARO) ontwikkeld. Deze app is begin oktober 2020 in productie genomen en is goed ontvangen door de gebruikers. Daarnaast is gewerkt aan Verbeter-Direkt. Verbeter-Direkt is het platform voor het indienen en volgen van verbeterwensen voor onze gebruikers. Aan de ontwikkeling van deze app is in 2020 gewerkt. We starten in januari 2021 met de uitrol.

Naast ontwikkelwerk aan deze twee apps is veel tijd besteed in 2020 aan een totale remake van onze P-Direkt app. We hebben in 2020 de basis voor het ontwerp en technologie gelegd. Vanuit deze basis gaan we komende jaren diverse processen uitrollen. Wij verwachten in Q3 de eerste nieuwe versie uit te rollen.

Registratie externen

Het is belangrijk om basisgegevens van externen (die langere tijd binnen het Rijk werken en gebruikmaken van bepaalde voorzieningen) goed vast te leggen in één goedbeveiligd bronsysteem. Dat verkleint de privacyrisico's voor de ministeries en levert hen een voordeel op in beheer en onderhoud. P-Direkt heeft een verkort proces voor externenregistratie ontwikkeld, waarbij externen sneller en efficiënter kunnen worden geregistreerd. Deze ontwikkeling kwam in eerste instantie voort uit werkzaamheden voor de rijksroosterapplicatie. Hierdoor krijgt men op organisatieniveau en rijksbreed beter inzicht in het aantal externen en waar ze werkzaam zijn. De uitrol hiervan is in 2021.

Registratie kwaliteitskenmerken in P-Direkt

Als Rijk is het belangrijk om te bepalen of een medewerker de juiste kwalificaties heeft en gerechtigd is om zijn functie uit te oefenen. Eerder gestelde vragen op dit thema betreffen het kunnen registreren van:

  • tekenbevoegdheid van medewerkers;
  • vaccinaties of medische keuringen;
  • BIG-registraties;
  • verplichte (veiligheids)opleidingen.

De hiervoor benodigde aanpassingen in onze dienstverlening zijn besproken in de prioriteringssessies van september 2020. We starten eind 2021 met de voorbereidingen hiervoor.

Uitbreiden opleidingsmogelijkheden

Hier zijn in 2020 geen stappen in gemaakt. Wel is dit punt meegenomen tijdens de prioriteringssessies en heeft het een plek op de wensenbrief 2021.

Gebruikersmiddag

De jaarlijkse gebruikersdag is dit jaar vanwege Covid19 niet doorgegaan.