Modernisering portaal en klantinteractie

In 2019 hebben wij het programma Mijn P-Direkt afgerond.

  • Alle formulieren met verouderde Adobe technieken zijn verwijderd uit het portaal en vervangen door modernere technieken.
  • Door de wijzigingen in het P-Direktportaal zijn de formulieren sneller gaan werken en kan de gebruiker volgen hoe het met de afhandeling van zijn personeelszaken staat.
  • Ook is indeling van het P-Direktportaal logischer voor gebruikers. Gebruikers hoeven dus veel minder moeite te doen voor het doorvoeren van mutaties en het opvragen van informatie.
  • In 2019 hebben we ook de mogelijkheden tot klantinteractie uitgebreid met nog meer mogelijkheden om afspraken in te plannen om teruggebeld te worden op het moment dat het de gebruiker uitkomt en hebben we onze chatmogelijkheden uitgebreid.

Met de vernieuwing van het programma Mijn P-Direkt zorgen we ervoor dat de continuïteit op het gebied van archivering en documentenbeheer geborgd is. Zo leggen we de basis voor toekomstige uitbreiding naast personeelsdocumenten en salarisstroken zoals casemanagement voor UBR-P.

ICT

De ontwikkeling van onze ict

In 2019 is de vervanging van onze portaaltechnologie (‘front-end’) afgerond. De zichtbare voorkant van onze systemen is nu technisch integraal vervangen. De volgende stap is onderliggende systemen te vervangen. Samen met SSC-ICT hebben we nieuwe hardware besteld om in 2020 nieuwe SAP HANA databases te installeren. In 2020 en 2021 worden al onze oude omgevingen overgezet naar deze nieuwe databases. Zo zijn we ook op dit gebied weer up to date.

Het straks hebben van nieuwe databases is ook de technische basis om onze managementrapportages verder te verbeteren, te integreren en te hermodelleren op basis van nieuwe technische mogelijkheden zoals SAP BusinessObjects Lumira.

P-Direkt ziet dat ontwikkelingen naar een steeds complexer landschap alleen met een degelijke architectuurvisie goed voorbereid en uitgevoerd kan worden. We blijven daarom investeren in architectuur en architecten. De architecten volgen de ontwikkelingen op ict-gebied, ontwikkelen een samenhangende architectuur en bewaken deze volgens het adagium ‘het P-Direkt huis voor e-hrm’. Zij wegen de technische haalbaarheid op impact en security-aspecten en zoeken afstemming met alle interne en externe stakeholders.

P-Direkt merkt dat we voor onze dienstverlening steeds meer te maken krijgen met een complexer ‘multi-vendor’ landschap. Alleen met een degelijke architectuurvisie kunnen we goed regie voeren. Daarom hebben we aan ict-leveranciers- en contractmanagement extra aandacht aan besteed.

In 2019 heeft P-Direkt een apart app-team opgericht omdat er steeds meer vraag is rondom het ‘ver-appen’ van functionaliteiten. Het team heeft in 2019 bijvoorbeeld de functieruilapp gebouwd voor UBR-P. In 2019 zijn ze ook begonnen met het voorbereiden van de technische P-Direkt app omgeving naar een moderne omgeving binnen het Rijk zodat we technisch klaar zijn om ook weer functioneel te kunnen doorontwikkelen aan de P-Direkt app.

In 2019 is de invoering bij de ict-afdeling van het agile/scrum framework voor alle nieuwe ontwikkeltrajecten uitgebreid naar Agile Werken voor heel P-Direkt. Hiermee sluit P-Direkt nog meer aan op actuele best practices voor de ontwikkeling van complexe systemen. In 2019 hebben we hiermee, op momenten van op dat moment meest toegevoegde waarde, nieuwe functionaliteit naar productie kunnen brengen. Voor enkele systemen, waaronder het CSO-platform (Mobiliteitsbank en Werken voor Nederland sites) van UBR-P, wordt ‘continuous deployment’ toegepast. Hierbij kan een  nieuwe functionaliteit op bijna ieder moment worden geïntroduceerd. We merken dat deze verandering wel veel aandacht vergt aan begeleiding en coaching van de medewerkers. De best pratices in de markt geven aan dat je als organisatie minimaal 3 jaar nodig hebt voordat het agile werken goed en organisatiebreed geland is. Dit zal ook het geval zijn bij P-Direkt.

aLab

AnalyticsLab

De beste beslissingen in hr zijn onderbouwd met data. Het Analytics Lab (aLab, voorheen DISC) voert in samenwerking met rijkspartners onderzoeken uit en zorgt voor een scherpe businessvraag en vertaalt deze naar een data science project, met een wetenschappelijke aanpak.

In 2019 heeft het aLab diverse onderzoeken uitgevoerd voor verschillende rijkspartners, waaronder BZK, SZW, DJI, JenV en VWS. Voorbeelden hiervan zijn onderzoeken naar de wendbaarheid van medewerkers (in-, door- en uitstroom, functieverblijftijd, loopbaanpaden) en naar competentieontwikkeling op basis van vacatureteksten. Bij dit laatstgenoemde onderzoek hebben we gebruik gemaakt van vacatureteksten die we beschikbaar hebben gekregen via UBR.

Het aLab

  • voert onderzoek uit,
  • organiseert verschillende evenementen. In 2019 heeft het aLab meerdere hr analytics workshops voor hr-adviseurs en beleidsmedewerkers georganiseerd. Het doel van deze workshops is om de medewerkers kennis te laten maken met hr analytics en ze te laten nadenken over de mogelijkheden van hr analytics binnen de eigen organisatie,
  • heeft in 2019 ook vijf keer een hr analytics communitybijeenkomst georganiseerd. Hier komen hr-adviseurs, informatiespecialisten en hr analytics experts vanuit verschillende rijksorganisaties samen. Het voornaamste doel van deze bijeenkomsten is kennisdelen.
iLab

InnovatieLab

P-Direkt wil met innovatie aansluiten op de beleving van haar klanten. P-Direkt innoveert niet zozeer zelf, maar adopteert  innoverende ideeën en processen in bestaande dienstverlening.

Het multidisciplinaire ontwikkelteam van het innovatieLab (iLab) verzamelt en bedenkt ideeën met een innovatief karakter binnen het brede domein van P-Direkt en vertaalt deze naar vernieuwende concepten en moderne technische oplossingen. Met behulp van de nieuwste methodes, tools en technieken onderzoekt het iLab hoe een idee in een concreet concept kan worden veranderd. Met het bouwen en testen van prototypes toetsen we de waarde van de ideeën. Mooie voorbeelden van doorontwikkelde prototypes zijn Aladdin en de functieruilapp.

In 2019 hebben we ook de afkorijk-app ontwikkeld op basis van een idee van een nieuwe medewerker. Met de app bieden we een mooie oplossing voor alle rijksmedewerkers die regelmatig tegen afkortingen aanlopen waarvan ze niet weten waar die voor staan.

We hebben ook het Ministerie van Buitenlandse Zaken op weg geholpen door samen een prototype te maken van een social onboarding-app.

Ook is het iLab, in samenwerking met een test gestart voor het versturen van exit enquêtes naar vertrekkende medewerkers. Hieraan nemen SSC-ICT, DJI, Financiën en P-Direkt zelf deel.

Het iLab heeft verder bijgedragen aan interne verbeteringen en inspiratiesessies, bijvoorbeeld op het gebied van interne communicatie, flitsonderzoeken en visieworkshops in aanloop naar het nieuwe masterplan.

e-hrm in samenwerking met EC O&P

Op het gebied van hr zijn heel veel processen digitaal ondersteund. Als een proces aan één van de volgende drie criteria voldoet, kunnen we nog verder digitaliseren:

  • het proces is repeterend en veelvoorkomend, of
  • de uitkomst van het processen leidt tot vastlegging in ons bestaande hr-systeem (koppeling talentmanagement, leersystemen etc), of
  • de kwaliteit van het proces wordt beter met inzet van digitalisering (arbeidsjuridisch databank, onboarding).

In 2019 zijn diverse processen verder gedigitaliseerd: Werving en Selectie, modern in diensttreden en onboarding. P-Direkt verkent samen met UBR-P waar meer kansen liggen op dit gebied.
 

UBR-P

Overige dienstverlening en projecten met UBR-P

De afgelopen jaren hebben wij een aantal platforms van UBR-P overgezet naar moderne landschappen en het technisch en applicatiebeheer overgenomen. In 2019 hebben we het CSO platform beheerd en samen met UBR-P verder doorontwikkeld. Op dit platform draaien de sites Werkenbijdeoverheid.nl, WerkenvoorNederland.nl, Mobiliteitsbank.nl en FunctieGebouwRijk.nl. Daarnaast hebben we in 2019 delen van het clientvolgsysteem InBeeld in beheer genomen en hebben we gewerkt aan de doorontwikkeling hiervan voor twee andere afdelingen van UBR-P.

Daarnaast zijn we in 2019 samen gestart aan een rijksbrede hr-architectuurplaat die we verder uitwerken met overige partners op hr-gebied binnen het rijk via het Centraal Aanbieders Overleg HR (cao). UBR-P is de regiehouder van de rijksbrede Werving en Selectie functionaliteit. P-Direkt regisseert de technische integratie en voert het centraal functioneel beheer uit.
 

Samenwerking ketenpartners

Binnen VBR wordt in samenwerking met de andere shared service organisaties gekeken naar samenwerking waar klanten dat van ons verwachten. Dit is inmiddels onderdeel van de ontwikkelagenda VBR. In 2019 is een start gemaakt met de harde onboarding in samenwerking met UBR-P, SSC ICT en FMH. Tevens is een start gemaakt met een samenwerkingstraject om via een portaal de dienstverlening van de centrale dienstverleners aan te bieden aan de klanten.

In samenwerking met de andere centrale dienstverleners, UBR-P, RWS, BD, DJI en Defensie is gewerkt aan de ontwikkeling van de Werving en Selectie-applicatie.

Ontwikkelcapaciteit

P-Direkt bekijkt gedurende het jaar samen met de centraal opdrachtgever hoe de beschikbare ontwikkelcapaciteit wordt ingezet voor noodzakelijke vernieuwingen en doorontwikkeling en uitbreiding van de dienstverlening. We hebben hiervoor 27.000 uren beschikbaar. In 2019 hebben we veel meer inzet geleverd voor Wnra en IKB dan was voorzien:

  • de ontwikkeling van de cao-app was niet gepland
  • de complexiteit van de implementatie van IKB was groter dan verwacht en
  • er kwamen tot het laatst toe nog wijzigingsverzoeken die moesten worden ingeregeld.  

De urenuitputting van de centrale opdrachtgever is met bijna 10.000 uur overschreden. Hierdoor hebben we ervoor moeten kiezen andere zaken uit te stellen en zijn een aantal interne verbeteringen naar 2020 verschoven.