Personeelsdossier 500px

Schonen p-dossiers en vernietiging transitiedocumenten

P-Direkt is in een verkennende pilot begonnen om (digitale) personeelsdossiers met transitiedocumenten op te schonen. Deze actie draagt bij aan het vernietigen van documenten waarvan de bewaartermijnen zijn verstreken. Dit conform AVG en Archiefwet. Voor deze werkzaamheden worden arbeidsparticipanten ingezet voor vier Rijksonderdelen: de AR, BZK, VWS en SZW. Met behulp van een vragenlijst en gesprekken hebben we de huidige archiveringssituatie rondom transitiedocumenten in beeld gebracht. Zorgdragers kunnen met deze ‘foto’ hun eigen risicoafwegingen maken hoe zij willen omgaan met hun bestaande archief in relatie tot de AVG en Archiefwet. Geen enkele archiefsituatie is immers hetzelfde. Het traject blijkt veelomvattend en complex. Dienstverlening binnen dit werkdomein vraagt om een zorgvuldige aanpak en voorbereiding. Afhankelijkheden van diverse ketenpartners zorgen ervoor dat P-Direkt de verkenning over de jaargrens heeft heen getild. P-Direkt kan naar verwachting de diverse zorgdragers in 2020 laten weten welke extra betrouwbare dienstverlening we kunnen bieden.

Project p-dossier

Het project p-dossier betrof een groot ingrijpend ict-project. Hierbij heeft P-Direkt de oude cRMA vervangen hebben door een nieuwe versie van Documentum. Met de vernieuwing van dit platform borgt P-Direkt de continuïteit op het gebied van archivering en documentenbeheer. We hebben hiermee ook de basis gelegd voor toekomstige uitbreiding zodat we naast personeelsdocumenten en salarisstroken ook documenten ten behoeve van casemanagement voor UBR-P kunnen beheren.
Het project heeft de nodige vertraging opgelopen door een aantal tegenslagen waaronder de back-up en recovery testen door onze hosting partner SSC-ICT. Ook na de livegang hebben we te maken gehad met verstoringen. Hierdoor konden wij onze dienstverlening niet volledig uitvoeren en liepen we achterstanden op. Zo heeft het vernietigen van documenten een vertraging opgelopen vanwege het ontbreken van lijsten en heeft de pilot opschonen P-Dossiers met inzet van Arbeidsparticipanten vertraging opgelopen door verstoring in functionaliteiten.
Op dit moment werken we aan het wegwerken van de achterstanden en aan het oplossen van de functionele en technische verstoringen.

Toegankelijkheid van p-dossiers voor medewerkers die het Rijk verlaten hebben

Medewerkers die niet meer bij het Rijk werken, hebben geen toegang meer tot de P-Direktsystemen. En dus ook niet tot bijbehorende zaken als salarisstroken en personeelsdossiers. Een nog resterende wens in het programma ‘Mijn P-Direkt’ is om deze groep eenvoudiger toegang te verlenen tot hun dossiers.

Oud-ambtenaren kunnen via de voormalige werkgever toegang krijgen tot hun personeelsdossiers. Het eerste jaar heeft de voormalige manager nog via het P-Direktportaal toegang tot het personeelsdossier. Daarnaast zijn op elk ministerie geautoriseerde medewerkers voor P-dossiers aangewezen die het dossier tot zeven jaar na vertrek kunnen raadplegen.

DOOR

Rijksroosteren

  • Binnen het Rijk bestaan meer dan 30 roosterende organisaties.
  • Zij hebben allemaal hun eigen systeem en ondersteuning.
  • P-Direkt heeft de opdracht gekregen om te voorzien in dienstverlening op de ondersteuning van rijksbrede roosterprocessen (DOOR).
  • Een rijksbrede oplossing betekent vergaande samenwerking en efficiency.

In 2019 zijn de leden van de bonden niet akkoord gegaan met geharmoniseerde wet- en regelgeving op dit gebied. Vanuit de ministeries is de wens voor centrale ondersteuning met een rijksbreed systeem nog steeds groot. Eind 2019 heeft de stuurgroep dan ook besloten om het Rijksroosteren verder vorm en inhoud te laten geven. P-Direkt heeft een standaard applicatie aangeschaft die voldoet aan de rijksbrede functionele eisen. Samen met een aantal onderdelen van het Rijk voert P-Direkt de voorbereidende werkzaamheden uit, zowel in de reguliere lijn (aanpassen applicatie Douane, aanpassen interfaces, aanpassen aanpalende processen), als in een nieuwe Roosterdienstverlening. In 2020 worden de eerste organisaties aangesloten op de nieuwe dienstverlening.
 

Nieuwe rechtspositie ambtenaren

Vanaf 1 januari 2020 is het private arbeidsrecht op ambtenaren van toepassing. Hun rechtspositie wordt voortaan geregeld in het burgerlijk wetboek (BW), de cao Rijk, de arbeidsovereenkomst en een personeelsreglement.

De processen, kennis en communicatie in het P-Direktportaal waren gestoeld op het ARAR (Algemeen Rijksambtenarenreglement). Deze zijn omgezet naar de nieuwe rechtsgronden.

Processen
P-Direkt heeft uitvoerig geanalyseerd welke impact de verwachte wijzigingen hebben in het P-Direktportaal. Pas daarna zijn de processen omgezet. Hierbij hebben we de kennis en ervaring van veel medewerkers van verschillende afdelingen ingezet. De cao Rijk is laat tot stand gekomen. Niet alle wijzigingen waren op 1 januari 2020 in het P-Direktportaal ingebouwd. P-Direkt heeft dit met workarounds opgelost.

Kennis
Op verschillende manieren heeft P-Direkt gewerkt aan de kennis rond de nieuwe terminologie en nieuwe rechtspositie:

  • de medewerkers van het contactcenter zijn in- en extern getraind en opgeleid
  • P-Direkt heeft twee bijeenkomsten voor hr-ondersteuners bij ministeries georganiseerd. Hier kregen zij een toelichting op de nieuwe rechtspositie in relatie tot het portaal
  • het mobiele team heeft voorlichting op locatie verzorgd.

Communicatie

  • P-Direkt heeft samen met DGOO/A&O en UBR een rijksbreed communicatieplan opgezet en uitgevoerd. Zo werden gebruikers met nieuwsberichten en een informerende brief in november aan alle ambtenaren goed geïnformeerd over de wijzigingen.
  • De pagina’s op het Rijksportaal Personeel en P-Direkt.nl zijn aangepast.
  • Het samenwerken met de departementale projectleiders Wnra zorgde voor een duidelijk kanaal van informatieverstrekking richting de departementale hr-kolommen.
IKB

Project Individueel Keuzebudget (IKB)

Het Individueel Keuzebudget (IKB) is een nieuwe arbeidsvoorwaarde in de arbeidsvoorwaardenovereenkomst sector Rijk 2018 – 2020. Het is per 1 januari 2020 ingevoerd. Met het IKB krijgen medewerkers meer keuzevrijheid en kunnen ze keuzes maken die passen bij hun eigen wensen en doelen. Het IKB bestaat uit twee delen: IKB-budget en IKB-uren. Het IKB-budget vervangt de vakantie-uitkering en de eindejaarsuitkering. Sinds 1 januari 2020 zijn er geen bovenwettelijke vakantie-uren en leeftijdsuren meer. In plaats daarvan zijn er IKB-uren. De IKAP-regeling (Individuele Keuzen in het Arbeidsvoorwaardenpakket) is per 1 januari 2020 opgegaan in het IKB.

De implementatie van het IKB had een enorme impact voor de dienstverlening van P-Direkt. Zo waren er veel uitvoeringsvragen en moest een nieuw systeem worden aangeschaft. P-Direkt heeft veel aandacht besteed aan opleidingen en communicatie.

In juni 2019 heeft P-Direkt de volgende communicatiemiddelen ter beschikking gesteld aan departementale projectleiders en communicatieadviseurs:

  • een filmpje over IKB,
  • een uitgebreide brochure,
  • flyer,
  • een infographic en
  • losse standaardmails.

Verdere communicatie over IKB en de ingrijpende veranderingen bestond uit:

  • nieuwsberichten op het Rijksportaal Personeel voor de eindgebruiker. Hierbij hebben we extra aandacht besteed aan het gevoelige onderwerp van een hoger jaarinkomen in 2020
  • een samenvattende mail aan alle rijksambtenaren
  • talloze demo’s door het mobiele team
  • (verdiepende) opleidingen en demo’s voor de medewerkers van P-Direkt.

Eind oktober 2019 zagen eindgebruikers voor het eerst wijzigingen in het P-Direktportaal.
 

Centrale uitvoering werkgeversrol arbeidsparticipanten

Bij de oorspronkelijke start van arbeidsparticipanten binnen de Rijksoverheid kwamen administratieve uitvoeringsknelpunten naar voren. Dit leidde tot fouten in de uitvoering van de salaris- en personeelsadministratie van arbeidsparticipanten. Departementen gaven aan dat ze de salaris- en personeelsadministratie moeilijk op orde konden houden. Daarom is een pilot Serviceloket opgestart bij P-Direkt.

In de verkenningsfase bleek dat departementen vooral behoefte hadden aan ondersteuning bij administratieve taken op het gebied van salaris- en personeelsadministratie. Dit is al onderdeel van de reguliere dienstverlening van P-Direkt. Een aantal administratieve werkgeverstaken rondom arbeidsparticipanten kunnen niet centraal belegd worden bij P-Direkt. Deze behoren namelijk vanuit gemandateerd werkgeverschap bij Binnenwerk of de departementen.

Dit voortschrijdend inzicht heeft ertoe geleid dat het ICOP heeft besloten geen pilot Serviceloket te starten maar de bestaande dienstverlening te optimaliseren. P-Direkt heeft een aparte postbus voor werkgevers ingericht voor vragen en wijzigingsverzoeken over arbeidsparticipanten. Deze vragen en wijzigingsverzoeken worden direct afgehandeld door een dedicated team met specifieke skills. Deze postbus is in september 2019 gerealiseerd. Inmiddels zijn er meer dan 1000 contactmomenten geweest met hoge klanttevredenheid.
P-Direkt wil samen met onze ketenpartners betrouwbare en efficiënte dienstverlening rondom arbeidsparticipanten aanbieden. We blijven de bestaande dienstverlening optimaliseren.

Verzuim ketenverbeteringen

DGOO, UBR-P en P-Direkt hebben in 2019 verzuimprotocollen en processen geüniformeerd. De IPGW en ICOP moeten nog instemmen met het voorstel en de aanpak voordat de wijzigingen kunnen worden ingevoerd. De nieuwe poortwachterfunctionaliteiten in het P-Direktportaal worden in 2020 ingevoerd. Hiermee verbetert de administratieve ondersteuning van de verzuimketen. Dit zal leiden tot minder boetes van het UWV. Daarnaast worden de relevante documenten volgens de regels uit de AVG uniform en eenduidig opgeslagen in het P-dossier.
 

Betrouwbaarheid

Informatiebeveiliging en AVG

P-Direkt hecht veel waarde aan het betrouwbaar beheren en verwerken van deze gegevens. In 2019 hebben we daarom expliciet aandacht besteed aan privacy by design. Vanaf de eerste ontwerpacties voor verandering staat aandacht voor informatiebeveiliging en privacy vooraan.

Om de informatiebeveiliging op orde te houden en de aantoonbaarheid hiervan te garanderen hebben we een gap analyse uitgevoerd ten opzichte van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Deze analyse toont dat we in grote mate compliant zijn. Op verzoek van de CIO BZK is eind 2019 voor vier aandachtsgebieden een NBA-volwassenheidsscan ingevuld. Uit deze scan blijkt dat P-Direkt in de afgelopen jaren mooie stappen heeft gezet naar structurele aandacht en beheersing. Beide onderzoeken geven aan dat met name op het gebied van sturing en verantwoording nog verbeterruimte ligt. Deze zullen we in 2020 verder invullen.

In 2019 is weer voor verschillende systemen een Quickscan Informatiebeveiliging, penetratietest of Privacy Impact Assessment uitgevoerd. De resultaten hiervan tonen geen grote zwakheden aan. De verbeterpunten die hieruit naar voren komen zijn opgevolgd. Voor alle relevante wijzigingen in 2019 is vooraf een Privacy Impact Analyse uitgevoerd.

Incidenten en datalekken
De medewerkers van P-Direkt zijn zich zeer goed bewust van het belang van privacy en security. Dat mag op basis van het aantal meldingen en de hieruit voortvloeiende interne aandacht worden geconcludeerd.  

De in 2018 ontwikkelde procedure voor het melden van datalekken heeft in 2019 goed gefunctioneerd. Er zijn in totaal 119 datalekken gemeld. Van 97 datalekken was de impact en/of verspreiding gering. Het merendeel hiervan (93) had betrekking op onbevoegde inzage van incidentele stukken (zoals stukken die een verkeerd dossier zijn terechtgekomen). Er zijn 22 incidenten gemeld met een grotere impact (zoals het plaatsen van een loonbeslag in een verkeerd dossier) of verspreiding (waarbij hr-medewerkers op enkele ministeries een te brede toegang kregen). Alle datalekken zijn gemeld bij de betrokkenen. Van geen van de datalekken was de ernst of omvang zodanig dat aan ministeries in de rol van verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens is geadviseerd melding te doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor alle meldingen is onderzocht of aanvullende maatregelen nodig waren.