Kwaliteitsmodel

Als kader voor sturing, beheersing en verantwoording hanteert P-Direkt een kwaliteitsmodel dat is opgebouwd vanuit vier perspectieven en dat zich richt op continu verbeteren. Het model focust achtereenvolgens vanuit het perspectief van onze:

  • eindgebruiker
  • (centraal) opdrachtgever
  • eigenaar
  • eigen organisatie.

Vanuit deze perspectieven werken we aan een logische verbinding tussen missie, visie, strategie en jaardoelstellingen.

Viermaandelijks rapporteren we aan onze eigenaar en in het bestuurlijk overleg over de uitvoering van onze dienstverlening. Hiervoor gebruiken we de Balanced Score Card. Hierin worden vanuit elk perspectief de prestaties op een evenwichtige manier vastgelegd. Binnen elk perspectief zijn hiervoor streefnormen in de vorm van kritische prestatie indicatoren vastgelegd. Als de streefnormen niet worden gehaald, gaan we na wat de oorzaken zijn en zetten we zo nodig verbeteracties in. Hierbij gebruiken we Lean voor het verbeteren van processen en Agile voor het realiseren en verbeteren van onze producten en systemen.

Obeya

Interne sturing

Sinds enkele jaren gebruiken we de Obeya voor de interne sturing. De Obeya binnen P-Direkt is een stuurmuur die een actuele weergave is van het jaarplan en de X-matrix die aan het jaarplan ten grondslag ligt. De actuele status van de projecten en programma’s en de kritische prestatie indicatoren vormen het hart van deze stuurmuur.

In 2019 is de stuurmuur die binnen het Directieteam wordt gebruikt uitgebreid met een stuurmuur op de onderliggende hiërarchische niveaus. Doelstelling hiervan is om nog beter en directer over teams en afdelingen heen te kunnen sturen. De eerste resultaten hiervan zijn positief.

Maatregelen ter borging van de betrouwbaarheid van de dienstverlening

Het beheerstelsel van P-Direkt omvat naast controles binnen de processen ook aanvullende maatregelen om de kwaliteit en betrouwbaarheid van de processen te borgen. Zo zijn per proces interne beheerdoelstellingen vastgesteld en zijn risico’s in kaart gebracht en vastgelegd. Op basis hiervan is bepaald welke aanvullende maatregelen nodig zijn. Voor deze maatregelen is vastgesteld en welke vorm en hoeveelheid interne controle wenselijk is. Dit geheel is onderwerp van controle door de Accountantsdienst Rijk (ADR).

ADR Controle/ Opvolging ADR verbeteracties
Over 2018 heeft de ADR aangegeven dat met name de aantoonbaarheid van een aantal processen tekort is geschoten. Het gaat daarbij met name om de processen productiebeheer, gebruikersbeheer en wijzigingsbeheer. In 2019 hebben we veel verbeteringen doorgevoerd. Omdat we hebben gekozen voor structurele en door alle betrokkenen gedragen oplossingen zijn de effecten van de verbeteringen pas in de loop van 2019 zichtbaar geworden. Hierdoor is de verwachting dat de ADR en de Algemene Rekenkamer (ARK) ook over 2019 nog onvolkomenheden zullen constateren. Wel hebben zowel de ADR als de ARK aangegeven dat zij hebben geconstateerd dat er grote verbeterstappen zijn gezet.

Opvolging ADR administratie op orde
P-Direkt heeft een beperkte staf en wil de bedrijfsvoering zo efficiënt en met zo min mogelijk mensen uitvoeren. Dit vraagt wel om goed uitgedachte functiescheiding en controles om het niet alleen klein, maar ook betrouwbaar te houden. In de afgelopen jaren is een aantal IT-controls op de financiële administratie geformaliseerd om up-to-date autorisatie-beheer op de financiële systemen te garanderen en aan te tonen. Risico’s zijn geadresseerd en met tijdelijke oplossingen gemitigeerd. Momenteel is P-Direkt bezig met de implementatie van NLCIUS (een standaard voor elektronische facturen) en de realisatie van het 4-ogenprincipe op het crediteuren-beheer. Daarmee zal een belangrijke stap worden gezet om een aantal arbeidsintensieve risicobeperkende werkzaamheden en processen te kunnen beëindigen met als resultaat een efficiëntere en betrouwbaardere financiële administratie.

GRC tooling
De omgeving waarin P-Direkt opereert is complex. Vanuit verschillende kanten komen eisen en veranderingen op ons af. Om de betrouwbaarheid van de dienstverlening te borgen moeten doelstellingen, normen en kaders, risico’s, maatregelen en controles eenduidig met elkaar in verband worden gebracht. Hierdoor kan eenvoudig inzichtelijk worden gemaakt wat de huidige beheerstatus is en of c.q. welke aanvullende maatregelen noodzakelijk zijn. In 2019 heeft P-Direkt daarom een technische oplossing aangekocht om dit te ondersteunen; een GRC (Governance, Risk en Compliance) tool. In 2020 gaan we deze tooling invullen en gebruiken om de transparantie van de interne beheersing en de verantwoording hierover in kwaliteit en efficiency te verbeteren.

Digitaal

Interne informatiehuishouding op orde

Onze interne bedrijfsvoerings- en besluitvormende processen kunnen en moeten we beter organiseren. De primaire processen zijn op orde maar de wijze waarop we dagelijks informatie en documenten opslaan (afdelingsschijven, e-mail), delen en terugvinden kan beter. Om deze digitale informatiehuishouding beter op orde te krijgen, zijn we in samenwerking met DocDirekt gestart met de inrichting en uitrol van DigiDoc. Wij gaan hiermee door in 2020.

Daarnaast doen we mee aan een pilot van CIO-staf: een zoekmachine ‘zoek-en-vind’ op de afdelingsschijven. Met de uitkomsten van dit project verwachten we de toegankelijkheid van de informatie op onze afdelingsschijven niet alleen aanzienlijk te verbeteren, maar ook om onze informatie beter te ordenen.

Huisvesting

Huisvesting

P-Direkt heeft drie vestigingen: Den Haag, Zwolle en Bonaire.
In 2019 zijn we in Zwolle verhuisd naar een rijksgebouw aan de Dr. Stolteweg. Het Rijksvastgoedbedrijf heeft daar het eerste gasloze pand van de rijksoverheid gerealiseerd. Samen met het facilitair bedrijf van DJI, onze Concerndienstverlener, en SSC-ICT,  is een prachtige werkomgeving gerealiseerd, duurzaam en met plek voor 230 medewerkers. Het pand biedt de mogelijkheid met nog eens 54 werkplekken te groeien.

Ook op Bonaire gaan we verhuizen, omdat met de komst van 15 nieuwe medewerkers de bestaande locatie te klein wordt. De SSO van Bonaire, RCN, is in 2019 is gestart met de realisatie. De nieuwe locatie wordt in 2020 opgeleverd.