Exploitatie

Baten-lastenagentschap P-Direkt Jaarplan
2018
(x € 1.000)
Realisatie
2018
(x € 1.000)
Baten
Omzet moederdepartement 85.611 87.873
Omzet overige departementen 4.324 4.563
Omzet derden 0 10
Bijzondere baten 0 168
Vrijval voorzieningen 0 556
________ ________
Totaal baten 89.935 93.170
Lasten
- personele kosten 45.959 47.425
- materiële kosten 29.807 31.097
________ ________
Apparaatskosten 75.766 78.522
Afschrijvingskosten 13.490 13.667
Rentelasten 679 652
Bijzondere lasten 0 0
Dotaties voorzieningen 0 323
________ ________
Totaal lasten 89.935 93.164
Saldo van baten en lasten 0 6

De realisatie laat een positief resultaat zien van € 6.000 ten opzichte van een begroot nihil resultaat in het Jaarplan.

Baten
De baten zijn hoger dan begroot door de doorbelasting van de in 2018 afgesproken en uitgevoerde maatwerkdienstverlening en projecten. Het betreft o.a. de projecten en dienstverlening samen met EC O&P tav het CSO platform en InBeeld, het programma Roosterplanning tbv de uitvoeringsorganisaties Rijk, de aansluitingen van de 1e en 2e Kamer en RIDM Vervolgaanpak .

Daarnaast konden we van de voorziening, ter dekking van de kosten 2018 voor verwerking van de te realiseren wijzigingen in de P-Direkt systemen als gevolg van de Herindeling Rijk, laten vrijvallen.

Lasten
De personele lasten zijn € 1,5 mln. hoger dan begroot. Dit wordt met name veroorzaakt door de extra projecten en dienstverlening zoals bij de baten besproken.

De materiële kosten vielen bijna € 1,3 mln. hoger uit dan begroot.

Het betreft ten 1e de hoge storagekosten ivm SAP-Beheer (per saldo voor 2018 € 1,2 mln. surplus kosten) waarmee P-Direkt werd geconfronteerd.

Ten 2e betreft het de hogere licentiekosten Oracle die P-Direkt heeft moeten inkopen om compliant te zijn aan het gebruik na overgang van het SAP-Beheer.

Ook heeft P-Direkt een voorziening dubieuze debiteuren getroffen voor een aantal oude openstaande rekeningen en rekeningen waarvan de onderliggende contractvorming niet eenduidig is waardoor discussie over de juistheid is ontstaan.

Balans per 31 december 2018

31-12-2018
(x € 1.000)
31-12-2017
(x € 1.000)
Activa
Immateriële vaste activa 19.042 30.704
Immateriële activa in ontwikkeling/ aanbouw 2.137 150
Materiële vaste activa
Inventaris 198 391
Kantoormachines 0 0
Hardware 57 45
________ ________
Sub totaal materiële vaste activa 255 436
Totaal vaste activa 21.434 31.290
Vlottende activa
Vorderingen
Debiteuren 768 1.176
Nog te ontvangen 2.422 1.229
________ ________
Totaal vorderingen 3.190 2.405
Liquide middelen 20.399 14.143
________ ________
Totaal vlottende activa 23.589 16.548
________ ________
TOTAAL ACTIVA 45.023 47.838
Passiva
Eigen vermogen
Exploitatiereserve 4.920 -762
Gestort door Eigenaar 2.416
Gestort aan Eigenaar -733
Saldo exploitatie 6 3.266
________ ________
Totaal Eigen vermogen 4.193 4.920
Voorzieningen
Overige voorzieningen 106 662
Voorzieningen Dubieuze Debiteuren 323 0
________ ________
Totaal voorzieningen 429 662
Langlopende schulden
Leningen Ministerie van Financiën 8.733 17.355
________ ________
Totaal langlopende schulden 8.733 17.355
Kortlopende schulden
Crediteuren 2.870 823
Nog te betalen 28.798 24.078
________ ________
Totaal kortlopende schulden 31.668 24.901
________ ________
TOTAAL PASSIVA 45.023 47.838

Activa
De immateriële activa betreffen de in eigen beheer gebouwde P-Direkt systemen zoals de  personeelsinformatie applicatie SAP HR en de salarisverwerking applicatie SAP Payroll. Recente toevoegingen zijn het programma optimaal verbinden (POV), de Centrale Archiefservice (CAS) en de overgang van het SAP Beheer naar SSC-ICT (ODC).

Deze investeringen zijn bijna volledig gefinancierd door middel van de leenfaciliteit van het ministerie van Financiën. Jaarlijks schrijft P-Direkt ongeveer net zo veel af als hetgeen wordt afgelost.

Van de in 2018 geplande investeringen in het verbeteren van de dienstverlening is veel uitgesteld, zodat een beroep op de leenfaciliteit in 2018 niet nodig was. 

Wel heeft P-Direkt geïnvesteerd in het verbeteren van de HRO-HRV-processen (programma optimaal verbinden fase II) binnen het contact center.

In ontwikkeling is o.a. de vervanging van het CSO-platform in het kader van de samenwerking met EC O&P.

Debiteuren en overige vorderingen en overlopende activa
De post debiteuren betreft de gefactureerde, nog te ontvangen bedragen voor verrichte diensten en leveringen. Er is een voorziening getroffen voor vorderingen die als moeilijk inbaar worden aangemerkt.

De post overige vorderingen en overlopende activa betreft voornamelijk vooruitbetaalde onderhoudskosten 2018 en volgende jaren van licenties.

Liquide middelen
Alle tegoeden van P-Direkt worden aangehouden bij de Rijkshoofdboekhouding (RHB).

De stand per 31-12-2018 van de rekening-courant RHB is hoger dan per 31-12-2017 als gevolg van verlate facturatie door leveranciers en vooruitbetaalde programmagelden.

Eigen vermogen
Het Eigen Vermogen was ultimo 2017 € 4,9 mln. positief. Ultimo 2018 bedraagt het Eigen Vermogen € 4,2 mln. positief.

Dit is inclusief de afdracht van het surplus eigen vermogen van

€ 0,7 mln. aan de eigenaar.

De Regeling Agentschappen stelt dat het een baten-lastenagentschap is toegestaan om reserves tot een bedrag van 5% van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaren aan te houden. Deze gemiddelde jaaromzet komt uit op € 4,5 mln. zodat er ultimo 2018 geen sprake is van een surplus eigen vermogen.

Voorzieningen
In 2017 heeft P-Direkt een voorziening getroffen van € 0,54 mln.  ter dekking van de kosten 2018 in verband met de departementale herindeling Rutte III. De werkzaamheden zijn in 2018 uitgevoerd en voltooid en derhalve kan deze voorziening vrijvallen ten gunste van het resultaat 2018.

P-Direkt heeft in 2018 een dotatie aan de voorziening dubieuze debiteuren gedaan ten bedrage van € 0,32 mln. ter dekking van moeilijk inbare vorderingen.

Leningen, crediteuren en overige verplichtingen en overlopende passiva
De post leningen bestaat uit de leningen ter financiering van de licenties, de dienstverleningssystemen en de softwareontwikkeling van het contactcenter.

De facturen die zijn opgenomen onder de post crediteuren per ultimo 2018 zijn nagenoeg allemaal in de eerste weken van 2019 betaald. Onder de post overige verplichtingen en overlopende passiva zijn opgenomen de aflossingsverplichting 2019, vooruit ontvangen gelden ter dekking van programmakosten 2019 en volgende jaren, de nog te ontvangen kostenfacturen 2018 en de verplichting uit hoofde van vakantiegeld, dagen en eindejaarsuitkering personeel.

Efficiency en Doelmatigheid

Doelmatigheid
P-Direkt streeft naar operational excellence gecombineerd met customer intimacy (maximale afstemming op de behoefte van de gebruiker). Hierbij zet P-Direkt onder de noemer P-Lien (de P-Direktvariant van Lean) de Leanfilosofie en methodiek in als basis voor continu verbeteren.

Efficiency
P-Direkt heeft zich bij de centralisering van het budget basisdienstverlening gecommitteerd aan een jaarlijkse daling van de doorbelasting met 1,5% tot en met het jaar 2019. Voor P-Direkt betekent dit, gegeven een kostenstructuur van 50% vaste lasten, dat op de overige productiemiddelen (o.a. personeel) jaarlijks een efficiencystijging van 3% moet worden gerealiseerd.

Vanaf 2013 tot en met 2019 hebben we zo op de basis dienstverlening (95% van de totale dienstverlening) een besparing van 13,3% (- € 9,1 mln.) weten te realiseren. Deze daling komt ten goede aan de ministeries die daarmee invulling hebben kunnen geven aan de taakstellingen Rutte I en II.

Optimaal beheer bedrijfsvoering
P-Direkt geeft uitvoering aan de doelmatigheidseis door bij een kwalitatief goede dienstverlening:

  • te sturen op een optimaal contractmanagement binnen de dienstverlening met leveranciers en afnemers, onder andere door bij leveranciers afspraken te maken om de dienstverlening jaarlijks goedkoper te leveren;
  • te sturen op het niveau van kostprijzen om inzichtelijkheid te bieden in het kostenverloop en de resultaten van de dienstverlening.

P-Direkt stuurt op een percentage van maximaal 20% indirecte medewerkers. In 2018 was dit 19,3%, 0,9% hoger dan in 2017 vanwege meer aandacht voor interne controls op processen, zowel primair proces als ondersteunend (PIOFACH).

Doelmatigheidsindicatoren 2018 Baten-lastenagentschap P-Direkt

Baten-lasten- agentschap P-Direkt realisatie
2015
realisatie
2016
realisatie
2017
realisatie
2018
begroting
2018

Omschrijving Generiek Deel

Kostprijzen per product
(groep)

538

693,74

691,8

697,0

693,6

Verloop tarieven/uur
(basisjaar 2011=100)

93,6

120,7

120,3

121,2

120,6

Aantal individuele arbeidsrelaties
(IAR)

122.331

125.328

125.532

126.812

127.142

Totale omzet basis- dienstverlening
(x1.000)

65.819

82.220

83.154

84.643

86.037

Totale omzet overige + projecten
(x1.000)

10.574

3.546

5.446

7.803

5.032

FTE-totaal
(excl. externe inhuur)

509

559

582,77

606,9

605

Saldo van baten en lasten
(%)

-0,91%

-5,18%

3,69%

0,08%

0,0%

Medewerkers- tevredenheid

Niet gemeten

6,9

Niet gemeten

7-

7

In 2018 is P-Direkt voor een bedrag van € 0,5 mln. gecompenseerd voor de aanschaf van extra licenties Oracle zodat de contractvorming weer compliant is aan het daadwerkelijk gebruik. Dat verklaart de stijging van de kostprijs per product tov de begroting.

De stijging van het aantal FTE komt door de verambtelijking van het functioneel beheer bij DVS, de flexibele schil van het contactcenter en de uitbreiding van maatwerk dienstverlening.