P-Direkt kwaliteitsmodel
Kwaliteitsmodel

Organisatie

We zijn 2018 gestart met een formatie van 603 FTE (full time equivalent).  In 2018 hebben we een meerjaren organisatie- en formatierapport opgesteld.  Dat betekent dat we in 2019 starten met een formatie van 622,5 FTE.

De aanleiding voor het nieuwe OenF rapport was de wens om een samenhangende visie op te stellen van de organisatie, met een formatie die recht doet aan hoe de organisatie voor nu en de nabije toekomst werkt. Daarom is gekozen voor een driejarige periode van 2018 tot 2021.

Hierbij is rekening gehouden met:

  • Het verder automatiseren en integreren van HR-services met de personeels- en salarisadministratie.
  • Het verder ontwikkelen van HR-Analytics, dus datagedreven werken en met behulp van data de sturing en beheersing van de aangesloten organisaties faciliteren.
  • De klantinteractie verder moderniseren door de inzet van robotics, chatbots die zorgen voor een snellere beantwoording dan wel betere doorgeleiding en afhandeling.
  • Uitbreiding in de dienstverlening.
  • De verwerking van de jaarlijks te realiseren efficiency.

Per saldo groeit de formatie van de basisdienstverlening van P-Direkt niet. De groei van de formatie hangt samen met uitbreiding van de dienstverlening, zoals het op orde brengen van de personeelsdossiers met de inzet van arbeidsparticipanten, de dienstverleningaan de Eerste en Tweede kamer, de overname van ICT-taken van ECO&P en de Rijkspas.

De organisatiestructuur van P-Direkt blijft zoals die was:

Organogram

Personeelsaantallen

Het aantal medewerkers van P-Direkt is in 2018 gegroeid van 637 medewerkers eind 2017 naar 659 medewerkers eind 2018.  De toename wordt verklaard doordat we in 2018 met succes personeel hebben geworven voor onze ICT-afdeling, DVS.

In onderstaande tabel geven we informatie over de opbouw van het personeelsbestand in december 2017 en 2018.

DEC 2017 DEC 2018
Aantal medewerkers Ultimo 637 659
Percentage vrouwen 67,7 65,4
Percentage mannen 32,3 34,6
Gemiddelde leeftijd op basis van aantallen 48 48
Gemiddeld aantal dienstjaren 8 8,1
Gemiddelde schaalwaarde 8,7 8,8
% Maximaal in schaal 76 71

Sturing op kwaliteit

Als kader voor sturing, beheersing en verantwoording hanteert P-Direkt een kwaliteitsmodel en een Balanced Score Card (BSC). Dit stelsel is de basis voor de logische verbinding tussen missie, visie, strategie, (jaar)doelstellingen, planvorming, uitvoering en sturing van onze dienstverlening en bedrijfsvoering.

Het kwaliteitsmodel geeft aan vanuit welk stakeholdersperspectief wordt gestuurd. Per stakeholder is bepaald welk resultaat moet worden behaald. Vervolgens wordt vastgesteld hoe het resultaat wordt bereikt. Dit gebeurt door middel van het vaststellen van procesrisico’s en het bepalen van bijbehorende beheersmaatregelen.

Balanced Score Card (BSC)
Met behulp van de BSC worden de prestaties op een evenwichtige manier vastgelegd. Binnen elk perspectief is een aantal kritische succesfactoren (ksf) bepaald. Deze zijn verder geconcretiseerd in kritische prestatie-indicatoren (kpi). Deze kpi’s zijn uitgedrukt in streefnormen. Bij gemeten afwijkingen van de streefwaarden worden noodzakelijk geachte verbeteracties genomen.

P-Direkt rapporteert middels de BSC eenmaal in de vier maanden aan de eigenaar en in het Bestuurlijk Overleg over de voortgang.

Obeya
Het DT en de managementteams van P-Direkt sturen op basis van de Lean filosofie en maken hierbij gebruik van de ‘Obeya’.

Obeya is een Japans woord wat ‘grote ruimte’ of ‘war room’ betekent. Een ruimte waar de muren zijn voorzien van actuele informatie over plannen, doelen, resultaten, kpi’s, projecten en op te lossen knelpunten. Men staat letterlijk ‘in de organisatie’. Door gezamenlijk de ontwikkelingen en resultaten te bespreken, wordt gekeken naar de effecten hiervan op andere te behalen resultaten. Zo kijken in samenhang naar mogelijke oplossingen.

De SG werd enthousiast van de wijze waarop we dit doen en heeft ons gevraagd hem te helpen dit te implementeren bij de bestuursraad. Zij hebben nu hun eigen ‘stuurmuur’.

Continu verbeteren