Als kader voor sturing, beheersing en verantwoording hanteert P-Direkt een kwaliteitsmodel en een balanced scorecard (BSC). Dit stelsel is de basis voor de logische verbinding tussen missie, visie, strategie, (jaar)doelstellingen, planvorming, uitvoering en sturing van onze dienstverlening en bedrijfsvoering.

P-Direkt kwaliteitsmodel
P-Direkt kwaliteitsmodel

Het kwaliteitsmodel geeft aan vanuit welk stakeholdersperspectief wordt gestuurd. Per stakeholder is bepaald welk resultaat moet worden behaald. Vervolgens wordt vastgesteld hoe het resultaat wordt bereikt. Dit gebeurt door middel van het vaststellen van procesrisico’s en het bepalen van bijbehorende beheersmaatregelen. 

Balanced scorecard (BSC)

De BSC is een doorvertaling voor interne sturing, beheersing en verantwoording met focus op dienstverlening, bedrijfsvoering, eigen medewerkers en verbeteren en vernieuwen.

Balanced Score Card
Balanced scorecard

Met behulp van de BSC worden de prestaties op een evenwichtige manier vastgelegd. Binnen elk perspectief zijn er kritische succesfactoren (ksf) bepaald. Deze zijn verder geconcretiseerd in kritische prestatie-indicatoren (kpi). Deze kpi’s zijn uitgedrukt in streefnormen. Bij gemeten afwijkingen van de streefwaarden worden noodzakelijk geachte verbeteracties genomen. Ook voor programma’s en projecten zijn heldere doelstellingen benoemd en wordt (minimaal) maandelijks gerapporteerd over de voortgang. 

Onderzoek bevestigt dat we goed zijn ontwikkeld als SSO

Onze resultaten en externe onderzoeken bevestigen dat de wijze waarop wij sturen werkt. De resultaten van het recent uitgevoerde onderzoek naar de doorontwikkeling Directoraat-Generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk laat zien dat P-Direkt als SSO met een score van een 3,9 van de 5 bijna in de gevorderde ontwikkelfase zit.

Obeya

P-Direkt ziet ook nog mogelijkheden om de interne sturing en beheersing verder te versterken.

We zien dat een balanced scorecard goed werkt, maar vaak terugkijkt. Wij willen graag vooruitkijken en vooraf bijsturen. In de lijn van de Leanfilosofie zijn we in 2016 gestart met het inrichten van een ‘Obeya’ voor de managementteams.

Obeya is een Japans woord wat ‘grote ruimte’ of ‘war room’ betekent. Een ruimte waar de muren zijn voorzien van real time bijgewerkte grafische platen met informatie over plannen, doelen, resultaten, kpi’s, projecten en op te lossen knelpunten. Men staat letterlijk ‘in de organisatie’.

Deze Lean-methodiek geeft inzicht, focus en sturing

De veelal grafische weergave van de sturingsinformatie geeft snel overzicht: wat gaat goed en waar liggen de knelpunten? In één oogopslag is duidelijk hoe de organisatie ervoor staat. Groen geeft aan of het goed gaat en rood geeft aan of een passende maatregel noodzakelijk is. En door het gezamenlijk bespreken van een te nemen maatregel kan direct rekening worden gehouden met het eventuele effect hiervan op andere processen en stuurgegevens.

Continu verbeteren als rode draad

Eenvoudig, zou je zeggen. In opzet is dat ook zo. Maar de praktijk is weerbarstiger. Het ontdekken welke sturingsgegevens moeten worden besproken en welke niet, kost tijd. Maar het doel is helder en dat bereiken we door het in iedere Obeya een beetje beter te doen dan de vorige keer. Een snelle en leerzame manier, waarbij continu verbeteren vooropstaat! 

Continu verbeteren
Met Obeya sta je letterlijk 'in de organisatie'