P-Direkt had in 2015 tot doel de vernieuwing (zowel qua diensten als qua afnemers) langs twee wegen vorm te geven:

  • via de Ontwikkelagenda;
  • via verkenningen.
Gesprekscyclus
Ontwikkelingen

Gesprekscyclus Rijk

DGOBR/OPR wil een nieuwe Gesprekscyclus Rijk introduceren. P-Direkt heeft de opdracht om in aansluiting de nieuwe werkwijze te verwerken in onze systemen. We willen een gebruikersvriendelijk en rijksbreed toepasbaar instrumentarium realiseren, waarmee medewerkers en managers eenvoudig het ‘goede gesprek’ kunnen vastleggen over resultaten en ontwikkeling.

We zijn eind 2014 gestart met de ontwikkeling van het instrumentarium, waarbij we gebruik hebben gemaakt van onze ervaring met gebruikersonderzoek. De eerste proof of concepts hebben we na enkele testen doorontwikkeld, zodat onderdelen van I&M en VWS vanaf begin 2016 pilots kunnen draaien.

Identiteiten en toegangsbeheer Rijk

Een veilige infrastructuur vereist dat identiteiten en toegangsbeheer rijksbreed zijn geregeld.

In 2014 is het Eindbeeld Rijks Identity Management (RIdM) vastgesteld. Dit eindbeeld omvat de ambitie om voor de juiste mensen fysieke en logische toegang tot de juiste generieke fysieke en digitale voorzieningen van het Rijk te waarborgen. In 2015 is een uitgebreide analyse uitgevoerd van alle relevante Identity Management-domeinen van het Rijk, waarbij is onderzocht wat de consequenties zijn van RIdM voor de afzonderlijke ministeries en hun uitvoeringsorganisaties. Op basis van de uitkomsten is besloten tot het scenario Gegevensintegratie, als opstap naar het Eindbeeld RIdM.

Centraal in dit scenario staat het realiseren van een Rijks Identity Store (RIS) met een gemeenschappelijke norm om de onderlinge gegevenskwaliteit in de rijksbrede en departementale systemen te bewaken en het delen van identiteiten mogelijk te maken. Het resultaat moet een register zijn waarin kwalitatief hoogwaardige identiteit- en werkrelatiegegevens van alle relevante IdM-domeinen van het Rijk zijn opgenomen en raadpleegbaar zijn.

In 2015 zijn de eerste bouwstenen ontwikkeld. De RIS is daarmee een fundament voor de toekomstige ontwikkelingen op het gebied van RIdM. Deze ontwikkelingen worden geschetst in een bestuurlijke agenda, die in 2016 verder wordt uitgewerkt.

Voor een goede werking van RIS is het RIN cruciaal gebleken. Het Rijksidentificerend Nummer (RIN) is hèt rijksbreed identificerend nummer dat centraal op rijksniveau wordt toegekend aan een persoon die een werkrelatie met de rijksdienst aangaat.

Daarom is eind 2015 besloten om de beheervoorziening van het RIN een kwaliteitsimpuls te geven. Dit krijgt in 2016 zijn beslag. Voor het RIN zijn in 2015 de volgende mijlpalen behaald. Het aantal op het RIN aangesloten bedrijfsonderdelen is in 2015 gestegen naar 26.

Archief

Centrale archiefvoorziening personeelsdossiers

In november 2013 kregen we akkoord van de ICOP voor een nieuwe dienstverlening: de centrale archiefvoorziening voor personeelsdossiers. Met deze nieuwe dienst besparen we rijksbreed ieder jaar € 1,4 miljoen van de € 5 miljoen in de huidige situatie (28%).

De Centrale Archiefvoorziening Personeelsdossiers is vanaf 1 januari 2015 officieel in bedrijf genomen bij P-Direkt. Documenten voor het personeelsdossier worden nu, met uitzondering van het Ministerie van Defensie, voor de hele Rijksdienst verwerkt tot een digitaal document. De ministeries van OCW en BZ en de Rechtspraak zijn in de loop van 2015 aangesloten.

De Centrale Archiefvoorziening heeft een efficiënte en eenduidige werkwijze geïntroduceerd, die ondersteund wordt door een nieuwe technische infrastructuur. De werkwijze is gebaseerd op digitale vervanging, waarmee een einde kan worden gemaakt aan het papieren archief.

In 2015 hebben we 346.000 documenten gearchiveerd en 32.000 bonnen geregistreerd. De bonnencontrole is met vertraging uitgevoerd. Nu we het proces in beheer hebben, blijkt dat we rijksbreed goede afspraken moeten maken over de rollen en bevoegdheden in dit proces. Het is aan de manager om te beslissen of iets voldoet aan wet- en regelgeving, maar het proces hoe dat te doen is nog niet helemaal duidelijk. Dat gaan we in 2016 samen met de ketenpartners verder uitwerken.

IC over de keten

Vanuit het programma Optimaal verbinden is een onderzoek naar het inrichten van de Interne Controle over de HR-keten verricht. Hieruit kwam naar voren dat het rijksbreed logisch en kwalitatief beter is om de taken en verantwoordelijkheden uit het IC jaarplan (conform scope en analyse) op het gebied van de HR-administratie bij P-Direkt uit te voeren.

Het bundelen van de in de keten aanwezige kennis en capaciteit op het gebied van IC op de HR-administratie is in lijn met het gedachtegoed van het programma Herinrichting Governance Bedrijfsvoering Rijk (SGO5) en Optimaal verbinden. Uit analyse per ministerie is gebleken dat bundeling van deze taken logisch en haalbaar is (conform scope en analyse).

Het besluit tot inrichting van interne controle in de HR-keten bij P-Direkt is bekrachtigd in zowel de Stuurgroep Optimaal verbinden als in de ICOP.

In 2015 is de dienstverlening gerealiseerd; alle ministeries met uitzondering van BZK en Defensie worden nu stap voor stap aangesloten. Deze dienstverlening wordt gefactureerd per beheerseenheid.

Samenwerking met 3W

3W is een onderdeel van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en is de nieuwe shared service voor medewerkers van de Rijksoverheid die wereldwijd werken. Het doel is om het proces van aanvraag en verwerking doelmatiger en gebruikersvriendelijker te maken. De internationaal reizende ambtenaar zal straks via één digitaal portaal zijn reis kunnen aanvragen en regelen en wordt daarbij ondersteund door 3W, waarbij de reizende ambtenaar op zijn loonstrook ook de eventuele declaraties en ontvangen voorschotten duidelijk terug zal kunnen zien.

P-Direkt zal de operationele samenwerking met 3W bewerkstelligen, daar waar er een samenloop in de dienstverlening is. Ook realiseren wij de technische wijzigingen zodat een correcte verwerking, betaling en dienstverlening voor dit proces plaatsvindt.

In 2015 hebben we samen met 3W de wijzigingen voor de dienstverlening van P-Direkt uitgewerkt, zodat we in het eerste kwartaal van 2016 kunnen starten met de uitrol. De ministeries sluiten stapsgewijs aan op de dienstverlening.

Planning

Roosterplanning

Binnen de Rijksoverheid plannen de managers en medewerkers op vele manieren en op veel niveaus. Daarom is er een stuurgroep met vertegenwoordiging vanuit beleid en de uitvoering, waarmee wij verkennen wat de mogelijkheden zijn tot verdere verbetering. Het doel is om een planningssysteem te leveren dat volledig geïntegreerd is met de overige systemen en dienstverlening.

Samen hebben we de volgende ambitie:

  • Ontwerpen en specificeren van een uniform roosterproces dat de eigenheid van elke uitvoeringsorganisatie binnen het Rijk ondersteunt en de eigen verantwoordelijkheid en flexibiliteit voor de medewerker stimuleert;
  • Zorg voor een uniforme en eigentijdse, eenvoudige regelgeving, zonder restrictief karakter;
  • Creëer op termijn schaalvoordeel bij ontwikkeling, beheer en procesondersteuning.


Het traject heeft nu nog het karakter van een verkenning, waarbij we langs vier sporen de beoogde dienstverlening uitwerken: wet- en regelgeving, rooster- en capaciteitsproces, verandervraag en dienstverlening & techniek.

Multichannelbenadering en mobility

P-Direkt wil de toegankelijkheid van de dienstverlening verder verbeteren. We willen worden ervaren als laagdrempelig voor alle gebruikers van onze dienstverlening. Het is een uitwerking van service in de nabijheid, een van de thema’s van SGO5 en de SSO’s van BZK. Multichannel/mobility is daarom één van de thema’s van de ontwikkelagenda P-Direkt.

We hadden plannen om de app door te ontwikkelen in 2015 en hadden en budget gereserveerd voor de doorontwikkeling. Vanwege financiële tegenvallers in het eerste jaar van de centrale bekostiging, hebben we deze ambitie bijgesteld.

Dat betekent zeker niet dat we hebben stilgestaan. Mede dankzij de bijdrage vanuit BZK OPR, hebben we stappen kunnen maken in de verdere doorontwikkeling van onze multichannelmanagement aanpak en hoe deze te realiseren in onze dienstverlening.

In 2015 hebben we de volgende zaken geregeld:

  • Opdrachtknop in portaal;
  • Trainingen voor managers als onderdeel van de producten- en dienstengids;
  • Tips aan de telefoon als klanten het contactcenter bellen.


En we hebben de voorbereidingen getroffen voor een verdere uitrol van de multichannelmanagement-aanpak in 2016.

Verkenning

Verkenningen

Middels verkenning wordt onderzocht of dienstverlening mogelijk is, wat eventueel randvoorwaarden zijn en wat hiervan de businesscase is. In het jaarplan 2015 hadden we enkele verkenningen opgenomen. Verkenningen zijn concrete (haalbaarheids)onderzoeken. P-Direkt heeft, met goedkeuring van het bestuurlijk overleg het tekort op de gecalculeerde kostprijsverhoging 2015 opgelost door op een aantal verkenningen slechts een beperkte mate van inspanning te leveren. Op de volgende verkenningen zijn, met beperkte interne capaciteit, de ontwikkelingen binnen de rijksdienst gevolgd:

  • P-Direkt als betaalorgaan;
  • Verbeteren vervoersdienstverlening;
  • Interdepartementaal detacheren;
  • Verkenning fase 2 gesprekscyclus.