In 2012 zijn we gestart met het programma Optimaal verbinden. Dat deden we in opdracht van de ministeries (ICOP). Het doel van het programma is om de gebruiksbeleving en het gebruiksgemak te verbeteren. Het ondersteunen van de manager krijgt hierbij specifieke aandacht. Daarnaast draagt het programma bij aan het realiseren van efficiencywinst in de HR-keten.

Optimalisatie van processen

P-Direkt is opdrachtnemer, maar we werken nadrukkelijk samen met de ministeries. Het programma is begin 2016 met een evaluatie afgerond. Vanaf 2016 zal de verdere optimalisatie van processen onderdeel zijn van het reguliere changeproces.

Optimaal verbinden
Kwaliteit van dienstverlening verbeteren en verbinding tussen gebruikers en P-Direkt optimaliseren

Resultaten

In 2015 hebben we de volgende resultaten behaald:

  • In 2015 en begin 2016 zijn er 81 HR-ondersteuners overgekomen naar P-Direkt. Wij hebben hen een warm welkom gegeven. Volgens de eerder ontwikkelde pro-actieve aanpak, hebben zij veelal eerst kennis kunnen maken met P-Direkt, voordat zij daadwerkelijk bij P-Direkt werden geplaatst.
  • Op basis van de aansluit- en overdrachtsprotocollen zijn gefaseerd 161 fte overgedragen van de ministeries naar P-Direkt. Dat is twee keer zoveel als het aantal medewerkers dat via ‘mens volgt werk’ overkwam. Eind 2015 zijn we daarom een wervingscampagne gestart en hebben we ruim 30 nieuwe collega’s aangetrokken.
  • We herontwerpen de processen die we overnemen. Zo hebben we de processen rondom in- door- en uitstroomprocessen (IDU) geoptimaliseerd. Deze processen zijn efficiënter geworden en geoptimaliseerd vanuit het oogpunt van de manager. De vernieuwde IDU-processen zijn in de release van het derde kwartaal 2015 live gegaan.

Nieuwe werkwijze

Het zal geen verrassing zijn dat deze verandering niet helemaal vlekkeloos is verlopen. De nieuwe dienstverlening zorgde voor extra werkaanbod, terwijl de medewerkers moesten wennen aan de nieuwe werkwijze. De dossiervorming bleek lastig. Niet alle stukken werden goed aangeleverd en goed gearchiveerd, maar zijn gelukkig wel met enige moeite terug te vinden. Dit zorgde voor extra drukte in het contactcenter, waardoor we de servicelevels rondom tijdigheid in die periode niet konden waarmaken. We zijn nu volop bezig met procesverbeteringen.

Het programma is begin 2016 afgerond met een evaluatie. Vanaf 2016 zal de verdere optimalisatie van de processen onderdeel zijn van het reguliere changeproces.