Onze dienstverlening is de afgelopen jaren gestabiliseerd. Alle ministeries (behalve Defensie) zijn inmiddels bij ons aangesloten. Voor de jaren vanaf 2014 is een ontwikkelagenda opgesteld welke wij jaarlijks afstemmen met onze afnemers en opdrachtgever/eigenaar. P-Direkt ziet voor de (middel)langere termijn mogelijkheden en kansen ten aanzien van (verticale) integratie en samenwerking binnen de bedrijfsvoering van het Rijk.

Als interessante domeinen binnen de P-kolom hebben wij in de ontwikkelagenda en ons jaarplan voor 2014 de volgende onderwerpen benoemd:

  • Big Data
  • Multichannelmanagement en mobility
  • Talentmanagement en (strategische) personeelsplanning (SPP)

Big Data

Kenmerkend voor Big Data:

  • Volume: veel data komt uit meerdere bronnen.
  • Variëteit: data uit de ene bron kunt u flexibel 'verrijken' met andere (ongestructureerde) data. Denk aan SAP HR-data in combinatie met bijvoorbeeld e-mail of social media.
  • Velociteit: hiermee bedoelen we snelheid. Big Data-analytics zijn alleen waardevol bij snelle beschikbaarheid (near real-time) als het gaat om interactieve toepassing.

In ons jaarplan 2014 hebben wij aangegeven samen met onze opdrachtgevers deze nieuwe methoden en technieken te willen gaan gebruiken. Daarvoor legden wij in 2013 de basis met het programma Verbetering Informatievoorziening. In 2014 hebben we onze strategische keuzes verder uitgewerkt en hebben we Big Data verder verkend. De nadruk lag daarbij op:

  • verdere ontwikkeling en verbetering van de bestaande informatievoorziening;
  • het vergaren van kennis en vaardigheden in HR data-analyse;
  • onderzoek naar toepassingen van Big Data-analytics om HR-beslissingen te onderbouwen.
Multichannelmanagement en mobility
Multichannelmanagement en mobility

Multichannelmanagement en mobility

Steeds meer organisaties kantelen hun dienstverleningsprocessen. In plaats van via een klassieke, zeer beperkte set kanalen bepaalt de gebruiker steeds meer zelf via welke kanalen hij zijn opdracht plaatst of vragen stelt. Daarom kiezen we de komend jaren steeds meer voor het inzetten van meerdere kanalen: multichannelmanagement. Zo stemmen we onze dienstverlening meer en beter af op de behoeften van de eindgebruikers.

In de eerste helft van 2014 hebben we onze mobilitystrategie geformuleerd en op 19 september 2014 is de 'P-Direkt-app' live gegaan voor alle Rijksambtenaren (op Financiën en de medewerkers in roosterdienst na). Deze app hebben wij zelf ontwikkeld op basis van onderzoek en input vanuit onze eindgebruikers. Met de eerste versie van P-Direkt-app kan de gebruiker zijn eigen verlof raadplegen en boeken. Korte tijd na de lancering van de eerste versie van onze app is een aanvullende functionaliteit aan de app toegevoegd die zich met name op de leidinggevenden binnen het Rijk richt: men kan sinds eind 2014 ook openstaande taken raadplegen en goedkeuren. De reacties van gebruikers zijn vooral positief. Gebruikers vinden de app er rustig en overzichtelijk uitzien.

De app is naast het P-Direktportaal, het Rijksportaal Personeel en ons Contactcenter een kanaal waarlangs wij onze dienstverlening in toenemende mate gaan aanbieden.

Maar we onderzoeken vanuit onze visie op multichannelmanagement ook andere kanalen en zijn bezig om een kader formuleren ten aanzien van de inzet van (combinaties van) kanalen. Eind 2014 zijn we daarbij gestart met een verkennende pilot om het zogeheten ‘face’-kanaal in de praktijk uit te proberen: de eindgebruiker kan ons op een klein aantal locaties ook persoonlijk raadplegen of ondersteuning verkrijgen.

Talentmanagement en (strategische) personeelsplanning (SPP)

Talentmanagement verbindt een aantal belangrijke thema’s/expertises binnen het HR-domein, zoals persoonlijke ontwikkeling, werving en inzetbaarheid, gesprekscyclus en functiegebouw Rijk. Een betrouwbare en actuele beschikbaarheid van kwaliteiten van medewerkers, zowel in kwantitatieve als kwalitatieve zin, en inzicht in de behoeften die er zijn (en op termijn komen) binnen de Rijksdienst vormen een belangrijke basis om op dit terrein ook echt slagen te maken. Daarmee kan strategische personeelsplanning verder worden ondersteund. Binnen het Rijk lopen enkele departementale initiatieven om te komen tot een talentmanagement of strategische personeelsplanning en is er een behoefte dit verder te ontwikkelen.

P-Direkt kan op dit terrein in een behoefte voorzien. We hebben immers de personeelsregistratie van alle rijksmedewerkers en een stabiele dienstverlening eromheen. Ook hebben we ervaring met het opbouwen van relevante dienstverlening, zoals met het realiseren van het Functiegebouw Rijk en JOPI (Juiste Ontsluiting Personele Informatie), waarmee we informatie leveren voor het personeelsbeleid Rijk. P-Direkt is de rijksbrede, betrouwbare 'bron' waar het gaat om de registratie van basisgegevens over medewerkers in het HR-domein. Het lijkt daarom voor de hand te liggen om de vastlegging van een bredere set aan gegevens over de medewerker hieraan te koppelen. Tevens zijn er nieuwe technische mogelijkheden en is er een duidelijke tendens naar meer centralisatie en standaardisering (SGO5).

In 2014 heeft P-Direkt:

  • een verkennende inventarisatie uitgevoerd binnen het Rijk om een beeld te krijgen van vraagstukken en initiatieven op het gebied van Talentmanagement;
  • aansluiting gezocht en gevonden bij het rijksbrede programma 'gesprekscyclus Rijk' en vanuit dit programma de opdracht gekregen om een plan uit te werken voor de ontwikkeling van een nieuw instrumentarium dat binnen het rijk door leidinggevenden en medewerkers kan worden gebruikt voor de ondersteuning van HR gesprekken. De eerste stap van dit plan betrof het uitvoeren van gebruikersonderzoek (interviews) om de behoefte van managers en medewerkers over het onderwerp 'gesprekscyclus' in kaart te brengen. Deze stap is in december 2014 uitgevoerd.
CAP: Centrale Archiefvoorziening personeelsdossiers
CAP: Centrale archiefvoorziening personeelsdossiers

Overige innovatie en ontwikkeling

In 2014 stond vooral het programma Optimaal verbinden centraal. Daarnaast zijn mogelijkheden voor nieuwe diensten voor onze huidige klanten onderzocht. Hieronder de resultaten van 2014.

Centrale archiefvoorziening personeelsdossiers

In november 2013 kregen we akkoord van de ICOP voor een nieuwe dienstverlening: de centrale archiefvoorziening voor personeelsdossiers. Met deze nieuwe dienst besparen we rijksbreed ieder jaar 1,4 miljoen euro van de 5 miljoen in de huidige situatie (28%). In 2014 hebben wij deze nieuwe dienstverlening bij de ministeries geïmplementeerd en met ingang van 2015 vindt integrale dienstverlening plaats.

RIdM
RIdM: Rijkdbreed Identity Management

Programma Toegang (RIdM)

Het programma RIdM (Rijksbreed Identity Management) richt zich op een rijksbrede voorziening voor identiteitenbeheer (wie ben je?) en autorisatiebeheer (wat mag je?). Het doel is om fysieke en logische toegang te waarborgen voor de juiste mensen tot de juiste generieke fysieke en digitale omgevingen.

Op 18 maart 2014 is het Eindbeeld RIdM vastgesteld door de ICBR. Dit eindbeeld is bepalend voor de vorming van het Identity Management voor de komende jaren, en legt het fundament voor de realisatie van de I-strategie. RIdM heeft de ambitie om voor de juiste mensen fysieke en logische toegang tot de juiste generieke fysieke en digitale voorzieningen te waarborgen. Dit betekent onder andere dat een medewerker:

  • op zijn eerste werkdag meteen moet kunnen werken aan de zaken waarvoor hij geautoriseerd is;
  • een toegangspas moet krijgen;
  • wanneer hij de dienst verlaat, of naar een andere functie doorstroomt, deze voorzieningen en autorisaties automatisch beschikbaar worden gesteld of worden ingenomen.

In de ICBR van 30 september 2014 is het besluit genomen een verdiepende fase uit te voeren. In de verdiepende fase dient te worden onderzocht wat het eindbeeld RIdM voor de verschillende ministeries inclusief de (grote) uitvoeringsorganisaties betekent. De analyse dient zich derhalve te richten op de departementale consequenties op Organisatie, Processen, ICT en Mens. De resultaten van de verdiepende fase zijn:

  • inzicht in de bestuurlijke knelpunten;
  • de te volgen veranderstrategie (als input voor de departementale transitieplannen);
  • de kwantitatieve Business Case;
  • de departementale consequenties voor Organisatie, Processen, ICT en Mens, en oplossingsrichtingen daarvoor;
  • inzicht in het mogelijke hergebruik van departementale IAM-systemen;
  • het (rijksbreed) Lifecycle plan van de IAM-systemen;
  • In april 2015 zullen de resultaten van de verdiepende fase worden aangeboden aan de ICBR.

Verkenning 3W P-Direkt

In mei 2013 startten wij samen met 3W om de toekomst van 'buitenlandse dienstreizen' te verkennen. 3W is de nieuwe shared service voor medewerkers van de Rijksoverheid die wereldwijd werken en valt onder het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het doel is om het proces voor het aanvragen en afhandelen van buitenlandse dienstreizen doelmatiger en gebruikersvriendelijker te maken. Daarvoor hebben we eind 2013/begin 2014 een aantal verschillende alternatieven uitgewerkt. Begin 2014 is door de stuurgroep 3W gekozen voor een specifieke variant (het zogenaamde SAAS-scenario). Op basis van dit scenario zijn het dienstverleningsproces en het ontwerp voor de diverse (deel)processen in 2014 verder uitgewerkt, waarbij P-Direkt onderdeel is van de totale integrale dienstverleningsketen. Eind 2014 is gestart met het uitwerken van het aanbestedingsbestek/-traject, welke begin 2015 wordt afgerond. In de loop van 2015 zal gestart worden met enkele pilots en begin 2016 zal vervolgens de dienstverlening gefaseerd rijksbreed uitgerold worden.

Interdepartementaal detacheren

Rijksbreed worden ieder jaar duizenden mensen gedetacheerd. Dit betekent dat een medewerker vanuit zijn eigen organisatieonderdeel tijdelijk bij een ander organisatieonderdeel gaat werken. De arbeidsvoorwaarden, rechten en plichten van de medewerker blijven bij detachering gelijk, volgens de 'eigen' oude werkplek. Vanuit de gedachte van de compacte Rijksdienst, is een faciliteit die interdepartementale detacheringen administratief ondersteunt wellicht wenselijk. Daarom zijn we eind 2014 gestart met een onderzoek of we de administratieve afhandeling, de personeelszorg en de informatievoorziening bij detachering van medewerkers tussen ministeries makkelijker en eenduidiger kunnen maken voor het management en medewerkers.

Tijdschrijven

Veel onderdelen van de Rijksoverheid verantwoorden tijd. Maar technisch lopen de oplossingen flink uiteen. Ook gebruiken de ministeries verschillende systemen. Onze dienstverlening Tijdschrijven die we eind 2013/begin 2014 hebben ontworpen biedt een standaard manier om tijd te verantwoorden. Dit is efficiënter en bespaart kosten. Hoe werkt het? De medewerker boekt zelf zijn uren in (met of zonder tijden). Dat doet hij in een internetapplicatie of een mobiele applicatie. Deze applicaties zijn onderdeel van het portaal waarin rijksambtenaren gewend zijn hun persoonlijke personeelszaken te regelen. De bedoeling was om in 2014 met een pilot te starten, maar tot op heden hebben wij (nog) geen rijksorganisaties gevonden die deze nieuwe dienstverlening van willen afnemen.

Roosterplanning

Binnen de Rijksoverheid plannen de managers en medewerkers op vele manieren en op veel niveaus. Wij ontwikkelen daarom de dienstverlening Roosterplannen. Het doel is om een planningsysteem te leveren dat volledig geïntegreerd is met de overige systemen en dienstverlening.

We onderzoeken hiervoor verschillende mogelijkheden:

  • Kunnen we een planningssysteem beschikbaar stellen voor een planner?
  • Kunnen we de trend van 'zelfplannen' door medewerkers als dienstverlening ondersteunen?
  • Kunnen we de volledige planfunctie ondersteunen met een centraal planbureau?

In 2014 hebben we samen met de ministeries scherp gekregen hoe het roosterplanningsproces er (generiek) uit moet zien. Tevens is gestart met het aanleggen van een 'roosterwoordenboek': samen met de ministeries worden de zogenaamde metadata ten aanzien van roosterplannen vastgelegd. Daarnaast is een begin gemaakt te bekijken welke juridische kaders zouden moeten worden aangepast om een rijksbreed kader te hebben voor het roosterplannen van medewerkers. Op basis hiervan kunnen we vervolgens vanaf 2015 roosterplannen verder gaan ontwikkelen. We verwachten dat we deze dienstverlening vanaf 2016-2017 daadwerkelijk aanbieden. Dat doen we in een of meerdere pilots.

Mobiliteitskaart Rijk

De Mobiliteitskaart Rijk is een OV-chipkaart voor zakelijk gebruik. De kaart maakt het reizen voor woon-werkverkeer en binnenlandse dienstreizen makkelijker. Vanaf 1 januari 2014 hebben we ondersteund bij het stapje voor stapje invoeren van de mobiliteitskaart. Wij leveren middels een interface data aan de leverancier van de kaart (MobilityMixx) om de kaart te kunnen uitgeven.

Mobiliteitskaart Rijk
Mobiliteitskaart Rijk

Opheffen knip dienstverlening ministerie van Financiën

Het ministerie van Financiën is op een verbijzonderde wijze aangesloten op onze dienstverlening. Zij gebruikt een deel van onze diensten en een deel van de diensten van de Belastingdienst. Zo zorgt het ministerie van Financiën zelf voor journalisering, registratie van verlof en verzuim en tijdevaluatie. Dit noemen we de '(proces)knip'. Overige diensten nemen zij wel op de gebruikelijke manier af. Maar beide organisaties hebben steeds meer moeite met de knip. Het maakt processen extra ingewikkeld en het leidt tot extra workarounds. Het doel is om het ministerie van Financiën zo snel mogelijk aan te sluiten op onze dienstverlening, op dezelfde manier als de andere ministeries. In 2014 hebben we bestuurlijke afspraken gemaakt om de ‘knip’ daadwerkelijk op te heffen per 1 januari 2016. De voorbereidingen lopen sinds eind 2014 en lopen door in 2015.